5S для начинающих: Простая сложная методика в вопросах и ответах

Методика «Пять шагов» (5S) актуальна не только для предприятий промышленности и сферы услуг, но также для целых населенных пунктов и даже регионов. «Проснулся утром — убери свою планету!» — это правило главного героя книги Сент-Экзюпери «Маленький принц» должно стать обязательным не только для любого руководителя, но и вообще для каждого человека. Если ваше рабочее место или территория вашего предприятия напоминают кадры из фильма «Сталкер», то применение 5S — первый шаг по пути необходимых улучшений. Пока эта методика не станет одним из инструментов достижения целей, организация поневоле будет жить и развиваться по принципу: «Шаг вперед — два шага назад».

Вопрос 1.В чем суть и преимущества системы 5S?

5S (5 Steps, или «Пять шагов») — метод организации упорядоченной, рациональной, гармоничной и безопасной среды (табл. 1). Он служит фундаментом современных методологий совершенствования производственных систем, включая бережливое производство (Lean Production), быструю переналадку (SMED) и всеобщее обслуживание оборудования (TPM).

Смысл данного метода наилучшим образом выражает мысль французского поэта и эссеиста Шарля Пеги: «В конечном счете, порядок и только порядок создает свободу». Его преимущества заключаются в следующем:

• 5S обеспечивает чистоту и порядок на отдельных рабочих местах и на предприятии в целом, создавая более удобные и безопасные условия работы;
• 5S способствует повышению стабильности процессов (тогда как отсутствие порядка, напротив, будет увеличивать их вариабельность)
• 5S позволяет добиться повышения производительности труда и улучшения качества продукции
• применять 5S можно начать здесь и сейчас, первый видимый эффект наблюдается практически сразу или в сравнительно небольшие сроки
• для внедрения 5S не требуется больших затрат и длительного обучения
• реализация 5S требует приверженности и вовлеченности всех сотрудников, включая высшее руководство, способствуя формированию культуры постоянных улучшений
• 5S применим не только непосредственно в производстве, но и в любой другой деятельности, включая офисную работу, сферу услуг и даже повседневный быт.

Вопрос 2.Кто придумал систему 5S?

Считается, что 5S придумали японцы после Второй мировой войны, но это не совсем так. Но еще в начале 1920-х гг. принципиальные основы 5S были сформулированы А.К. Гастевым (приложение 1), который рассматривал их как один из элементов научной организации труда (НОТ). Нужно вспомнить также Г. Форда, который понимал, что культура и порядок — залог успеха, поэтому вел активную работу по изменению культуры производства, включая наведение порядка на предприятии. Для этого он даже заставлял красить белой краской углы в цехах, чтобы любой беспорядок был сразу заметен. Большую работу по улучшению культуры производства, наведению порядка и созданию удобных условий труда в предвоенные и военные годы провел советский конструктор артиллерийских систем В.Г. Грабин. И вообще, этими вопросами в теории и на практике занимались очень многие инженеры и управленцы, начиная с основоположника научного менеджмента Ф.У. Тейлора. Поэтому в отношении японского вклада в создание 5S вполне справедлив афоризм русского журналиста Григория Ландау: «Большинство теорий — лишь перевод старых мыслей на новую терминологию». Однако надо отдать должное японцам: все заимствованное они сначала тщательно изучают, адаптируют к своим условиям и, самое главное, накладывают на свою культуру и традиции.

Не случайно после такой переработки очень многие начинают считать эти методы «японскими».

Вопрос 3. Почему систему 5S сложно внедрить?

Как показывает практика, чем проще методики, тем труднее их внедрить. Особенно в тех случаях, когда для этого необходимо перестроить мышление, изменить культуру, вовлечь в работу персонал, научиться работать командой. Поэтому зачастую они реализуются с большим трудом и не с первого раза, вызывая в большинстве случаев стойкое сопротивление сотрудников очередной попытке их внедрения.

В результате на одних предприятиях процесс запуска 5S растягивается на годы, а на других принимает характер «сезонного обострения». Марку Твену приписывают фразу: «Бросить курить очень просто, я делал это сотни раз». То же самое могли бы сказать о системе 5S многие руководители: «Мы внедряли множество раз».

Как правило, периодически вспыхивающая лихорадочная компания по ее внедрению бывает инициирована требованиями потребителей, а также желанием учредителей и высшего руководства. В ряде случаев она подпитывается тем, что с «прошлого раза» кое-где еще остались рабочие инструкции, стенды и плакаты, а также разметка, которую можно «обновить»…

Вероятно, в стартовых условиях, когда коллектив компании только начинает знакомиться с системой 5S, распределение ее сторонников и противников близко к нормальному (рис. 1а). Для достижения итогового успеха число сторонников 5S должно расти (рис. 1б), что возможно только при правильном ее внедрении. В противном же случае в среде рядовых сотрудников растет число носителей сопротивления (рис. 1в), которое проявляется в устойчивом нежелании:

• выделять время на наведение порядка, следовать установленному стандарту
• устанавливать коммуникации между сотрудниками, бригадами (сменами), структурными подразделениями
• участвовать в процессе внедрения без гарантий дополнительного вознаграждения
• убирать с рабочего места посторонние личные предметы
• поверить в будущие результаты и серьезность намерения высшего руководства их достичь.

К сожалению, само руководство зачастую «оправдывает» подобный скепсис, не поддерживая систему 5S и/или не участвуя в ней лично. Так называемые простые методы (в том числе 5S) не работают, если вы забыли про корпоративную культуру, мотивацию, контроль исполнения, вовлечение персонала, постановку целей, лидерство и поддержку руководства.

Суть процесса внедрения 5S — разумное, сбалансированное сочетание стандартной и творческой работы всех сотрудников — от оператора до генерального директора.

5S — пять шагов к идеальному рабочему месту

5S – сокращение от «5 Steps» (пять шагов) представляет собой инструмент для обеспечения системы бережливого производства, рационализации рабочего места с помощью маркировки. Это не «стандартизация уборки», а философия экономного, успешного, бережливого производства. Система была разработана в послевоенной Японии, в компании Toyota.

Смотрите также ГОСТ Р 56906-2016 Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)

Цели 5S

• создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать;
• повышение производительности труда;
• снижение числа несчастных случаев;
• повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.

Что такое 5S

5S – это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов (five steps). Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.

Шаг 1. Сортировка

Сортировка (cэири) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.

Рабочие и руководители часто не имеют привычки избавляться от предметов, которые больше не нужны для работы, сохраняя их поблизости «на всякий пожарный случай». Обычно это приводит к недопустимому беспорядку или к созданию препятствий для перемещения в рабочей зоне. Удаление ненужных предметов и наведение порядка на рабочем месте улучшает культуру и безопасность труда. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок).

Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:
• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.

Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.

Шаг 2. Соблюдение порядка

Соблюдение порядка (сэитон) — аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Содержание в чистоте (сэисо) — уборка, соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности. Значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.

Шаг 4. Стандартизация

Стандартизация (сэикэцу) — поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.

Шаг 5. Совершенствование

Совершенствование (сицукэ) — формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. Означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.

Кодовое значение цвета в системе 5S

Пример использования напольных лент 3М

Примеры (фото) ДО и ПОСЛЕ внедрения 5S

Рабочее место

На рабочем месте

Складское помещение

Компьютерный стол

Стол в лаборатории

Стол в мастерской

Для реализации 5S Вам пригодятся

Цветные ленты
Износостойкие, эластичные самоклеящиеся цветные ленты из ПВХ. Также доступны в виде стрелок, следов, кругов.

Маркеры трубопровода
Самоклеющиеся готовые маркеры с надписями, цветные клейкие ленты, знаки, таблички

Знаки безопасности
Различные знаки безопасности, указатели, таблички в соответствии с нормативами.

Напольные покрытия
Противоусталостные и противоскользящие напольные покрытия сделают помещение безопаснее, удобнее и уютней.

Бережливый склад: зачем он нужен и как его организовать

Система бережливого производства изначально была разработана с целью оптимизации производственных процессов компании Toyota, но благодаря своей эффективности она получила широкое распространение в различных сферах бизнеса по всему миру. Один из компонентов этой системы – способ организации рабочего места 5S, призванный сделать производственный процесс эффективнее и безопасней.

Но что будет, если внедрить такой способ организации на склад со стеллажной системой хранения – поможет ли он снизить потери времени и сил персонала? Мы внимательно изучили японскую методику, и вывели для вас несколько полезных советов.

Навигация по статье

• Принципы системы 5S
• Сортировка
• Поддержание порядка
• Содержание в чистоте
• Стандартизация
• Совершенствование

Принципы системы 5S

Основная цель данного способа организации – формирование у персонала культуры бережливого отношения к рабочему пространству. Эффективно внедренная система повышает удобство использования рабочего места, а также его безопасность, обеспечивает наглядность складских запасов.

Выделяют следующие принципы системы 5S:

Рассмотрим подробнее каждый из них на примере использования в рабочем пространстве склада.

Сортировка

Здесь все просто – хранение на стеллажах должно быть максимально упорядочено, чтобы можно было не только быстро скомплектовать заказы для клиентов, но и не пропустить товар с подходящим к концу сроком реализации. Для этого достаточно рассортировать все грузы на группы, в зависимости от скорости оборачиваемости:

• с низкой скоростью
• со средней скоростью
• с высокой скоростью

Товары, которые по итогу попали в группу с высокой скоростью обращения, следует разместить как можно ближе к зоне погрузочных работ. А вот залежавшийся груз, который так и не был реализован в течение года, нужно утилизировать либо продать.

Поддержание порядка

Все содержимое полок должно располагаться упорядоченно – никакой хаотичности! Для упрощения задачи можно составить план текущего расположения стеллажей, а также предметов на них. А затем – его улучшенную версию, на которой у каждой вещи есть свое строго отведенное место.

Правильное зонирование складского помещения также способствует поддержанию порядка. Зная, как именно будет использоваться тот или иной участок, можно расставить стеллажи так, чтобы все перегрузочные процессы происходили быстро и удобно. А значит, не возникнет ситуации, когда какой-либо груз оказался не на своем месте просто потому, что погрузчик или штабелер попросту не смог проехать между стеллажными рядами.

Чтобы преодолеть хаос непосредственно на полках, содержимое на стеллажах располагают исходя из таких требований:

• Доступность
• Наглядность
• Безопасность

В идеале любой предмет можно без усилий снять с полки и затем вернуть на место. Его хорошо видно и он не представляет угрозы для безопасности рабочих во время перегрузочных работ. Придерживайтесь правила 30 секунд: это максимальный временной отрезок, который можно затратить на поиск любой вещи.

Все используемое оборудование, а также рабочие зоны должны содержаться в чистоте. Важны также регулярные проверки исправности всех инструментов и техники. Это избавит вас от ситуации, когда, например, требуется срочно разгрузить автотранспорт, а электроштабелер оказался неисправен.

Стандартизация

Даже если вам удалось полностью привести свой склад в порядок, вы не застрахованы от постепенного возвращения хаоса в рабочее пространство. Это связано с тем, что персоналу требуется перестроить свои привычки и научиться постоянно поддерживать порядок. Чтобы предотвратить подобное развитие сценария, важно стандартизировать каждый повторяющийся шаг системы 5S.

Можно внедрить контрольный лист, разместить на складе информационные стенды, а также ввести чек листы аудиторов. Каждый сотрудник должен принять на себя обязательства их выполнения. Завершается данный этап системы общей проверкой эффективности ее внедрения, который проводит руководство.

Совершенствование

Данный принцип можно назвать важнейшим в системе организации рабочего пространства. Когда система успешно внедрена и доказала свою эффективность, обязательно поддерживать культуру бережливого отношения среди сотрудников склада. На этом этапе руководству следует постоянно контролировать соблюдение установленного регламента, а также создать условия, в которых сотрудники смогут вносить свои предложения и замечания. Это поможет усовершенствовать систему, и избежать отката до прежнего состояния склада.

Как видим, система 5с на складе позволяет не просто навести порядок, но сформировать у каждого сотрудника правильную модель поведения – бережливое отношение к своему рабочему пространству, расходным материалам и рабочему процессу в целом. Как следствие – ресурсы компании используются более разумно и экономно, сокращаются расходы и повышается производительность труда персонала, а на той же площади склада удается разместить больше грузов. Но лучшее доказательство эффективности внедрения системы, это наглядный пример преображения рабочего пространства.

Так выглядит результат внедрения кайдзен на складе производства. Руководству удалось добиться не только поддержания полученного порядка, но и генерации новых идей и предложений со стороны сотрудников предприятия, что положительно повлияло на рабочий процесс в целом.

При подготовке материала использовались источники:
https://vc.ru/hr/812270-5s-dlya-nachinayushchih-prostaya-slozhnaya-metodika-v-voprosah-i-otvetah
https://tmark.ru/resheniya/primenenie-markirovki/5s-pyat-shagov-k-idealnomu-rabochemu-mestu/
https://forstor.ua/customer-reference/skladskaya-logistika/kak-organizovat-stellazhnoe-hranenie-po-sisteme-berezhlivogo-proizvodstva-5s/