Все о DocsInBox для ресторана: как облегчить жизнь бухгалтеру и собственнику

Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!

Перед собственником каждого ресторана в какой-то момент вопрос: что делать с накладными, которые начинают захватывать все уголки подсобных помещений. Обычно варианты такие:

а) увеличивать штат бухгалтеров-калькуляторов,
б) смириться с отставанием в учете и увеличить место для накладных,
в) найти решение, которое поможет накладные сократить, а лучше совсем от них избавиться.

Многие уже слышали об электронном документообороте (а некоторые даже знакомы с ним не понаслышке). Но в то же время у многих рестораторов по-прежнему остается недоверие и страх, что это «не для нас», а где-то в недрах новых технологий за красивой картинкой скрывается обман. В этой статье постараемся разобраться: как электронный документооборот в DocsInBox может облегчить жизнь ресторатора.

Это решение состоит из четырех блоков:

Блок «Продукты» — это как раз выгрузка электронных накладных от поставщиков прямо в учетную систему ресторана.

Как происходит обычно? Мы пишем/звоним поставщику, делаем необходимый заказ, затем к нам приезжает машина с товаром и водитель с бумажной накладной. По этой бумажной накладной мы делаем приемку товара и вносим в учетную систему то, что к нам приехало.

Этот процесс устарел хотя бы по нескольким причинам:

– Если делал заказ один человек, а принимает другой, — несоответствие в заказе мы обнаружим уже позже.
– Мы заранее соглашаемся с теми ценами, которые указал поставщик в накладной, и не можем проконтролировать, есть ли там какое-то несанкционированное завышение.
– Мы вычеркиваем на бумажке то, что не принимаем, и в спешке эту бумажку можем потерять/залить/положить куда-то и забыть.

Как можно выстроить процесс приемки вместе с DocsInBox: при внедрении системы ваши поставщики получают уведомление от вас, что теперь они могут отправлять вам не только бумажные экземпляры накладных, но и электронные. Те поставщики, что уже работают с системой (а их много), смогут отправить вам вашу электронную накладную в ту же секунду, как вы сделали заказ. Вы можете провести приемку сразу в телефоне, делая вычерки в онлайн-режиме, а дальше продолжить работу с накладной уже с ПК. При онлайн-приемке информацию о вычерках сразу видит поставщик и может оценить ещё и ваши комментарии, например, что руккола сегодня выглядит уставшей. Никакие цифры не потеряются. После того как вы завершили приемку, у накладной меняется статус, и она готова к дальнейшей работе с бухгалтером, что удобно, когда в процессе несколько людей.

Зачастую наименования позиций у поставщика не совпадают с номенклатурой ресторана. Для этого в электронной накладной есть функция автоматического сопоставления. Вы один раз поставили соответствия, а во второй раз программа заполнит их сама по одной кнопке. Это существенно экономит время бухгалтера на внесение своих позиций.

При этом рядом с номенклатурой будет показана цена и цветовой идентификатор. Если вы на прошлой неделе покупали лосось дешевле, а сейчас вам привезли его на 20 рублей дороже — программа ничего не упустит. Такой контроль закупок просто необходим, если у вас есть намерение сократить все издержки в работе.

Требования к учету алкоголя на законодательном уровне стабильно ужесточаются каждый год (об очередных изменениях в ЕГАИС, вступивших в силу с февраля, можно почитать тут ). За некорректную работу с ЕГАИС могут заблокировать партию алкоголя к отгрузке, выписать штраф или вообще лишить лицензии. Поэтому, чем больше точек контроля есть в программном обеспечении, тем лучше ресторатор защищен от ошибок.

Для поштучной приемки и списания алкоголя у DocsInBox есть удобное мобильное приложение. Не нужно носить громоздкий сканер — достаточно камеры мобильного телефона, чтобы отсканировать марку. Система сама распределит алкоголь и марку на нужный регистр. При складском объеме алкоголя или запрете на мобильные телефоны можно оставить и сканер — система позволяет работать с обоими вариантами

В блоке ЕГАИС всё продумано так, чтобы автоматизировать максимум действий сотрудника бара. Конечно, это не исключает необходимость обучать сотрудника правилам приемки и списания, зато при вскрытии бутылки, когда бармен сканирует марку, она сразу попадает в черновик акта списания. И можно настроить, чтобы этот черновик сам улетал в ЕГАИС на следующие сутки. Так мы решим проблему с забывчивостью сотрудников.

Помимо этого, есть наглядный дашборд со статусами накладных в ЕГАИС, чтобы сразу оценить ситуацию: нет ли зависших накладных или актов.

* ВСД – ветеринарная сопроводительная документация

Все ветеринарные сертификаты видны в удобном интерфейсе, в котором можно настроить фильтры: по статусам, срокам годности, по дате и т.д. Плюс можно сразу в накладной проверить, какая с ней пришла ВСД*.

– Если у вас есть закупщик, который отвечает за контроль цен поставщиков и выбор поставщиков. Тогда закупщик сможет подобрать актуальный шаблон заказа с лучшими условиями поставки, а остальным сотрудникам остается лишь им пользоваться (можно также настроить права, чтобы другие не могли менять шаблон). Программа хранит прайс-листы от поставщиков и синхронизирует номенклатуру, т.е. вы заказываете ваши привычные помидоры, а поставщик получает заказ в своих «томатах красных».

При переходе на электронный документооборот зачастую решающим фактором является цена. Какие затраты в действительности сокращает электронный документооборот?

1. Он не поможет обойтись совсем без бухгалтера, но позволит увеличить его ресурс. Один бухгалтер может вести 5-6 заведений или даже больше, в зависимости от количества накладных.
2. Программа не ведет за вас ЕГАИС, но снижает риски и ошибки, т.е.исключает штрафы и затраты на дополнительные консультации по алкодекларации. Вам не нужно платить отдельным организациям, чтобы сдать алкодекларацию. Также мобильное приложение может заменить затраты на сканеры и дополнительные рабочие места для приемки алкоголя.
3. Не нужно нанимать отдельного человека для гашения ветеринарных справок или платить за это ветеринарным врачам.
4. Контроль закупок позволит существенно сократить издержки за счет контроля закупочных цен, контроля остатков и актуальных прайс-листов.

Если вам нужна более подробная консультация по DocsInBox, нажмите на кнопку ниже, чтобы оставить заявку.

Читайте также о документообороте в ресторане:

• ТСУ в ресторане. Документооборот
• Электронный документооборот в ресторане, часть 1. DocsInBox – плюсы и минусы
• Электронный документооборот в ресторане, часть 2. MixСart, Chuser, «Контур.Диадок»

Программа доксинбокс для чего нужна

Я веду бухгалтерию пяти предприятий питания в Санкт-Петербурге и могу сказать, что почти все компании в сфере общественного питания города пользуются товарами и услугами DocsInBox.

Юлия, бухгалтер
Рестораны “Панинаро”, “Цунами”

DocsInBox – пока лучшая компания, работающая с ЕГАИС, с точки зрения сервиса.
Их продукты нивелируют задачи, которые достались нам с приходом сканирования марок.

Руслана, сомелье
Ginza Project

Мы уже не представляем свою работу без DocsInBox Продукты. У нас крупная сеть ресторанов, и ручной ввод накладных при таком объёме закупок – непозволительная роскошь.

Яков Менделеев, сооснователь и директор
Много лосося

Программа супер! Мы остались очень довольны. Несмотря на то, что пока не используем возможности DocsInBox на 100%, уверены: всё ещё впереди!

DocsInBox – автоматизация документооборота между ресторанами и поставщиками

Создает на фронте отдельное окошко «Доставка». Позволяет фиксировать контакты гостей, создавать статусы доставки, назначать курьеров и интегрироваться с агрегаторами, сайтами, приложениями и т.д.

Получить бесплатную консультацию
iikoCallCenter

Модуль для создания рабочего места оператора колл-центра.

Позволяет консолидировать все заказы в одном месте, распределять звонки, зоны доставки.

Получить бесплатную консультацию

Работает в связке с iikoDeliveryMan. Отслеживает местоположение всех курьеров и позволяет отследить загрузку по районам города.

Получить бесплатную консультацию

Модуль для оцифровки гостевой базы. Вы знаете когда и как часто посещают ваш ресторан. Любимые блюда гостя,а также можете порадовать приятными бонусами в честь дня рождения.

При подготовке материала использовались источники:
https://place.lemma.ru/article/vse-o-docsinbox-dlya-restorana-kak-oblegchit-jizn-buhgalteru-i-sobstvenniku
https://docsinbox.ru/
https://open-s.info/automation/solutions-accountant/docsinbox/