Электронный документооборот в ресторане, часть 1. DocsInBox – плюсы и минусы

Подпишись на наш канал в Телеграме , чтобы быть в курсе последних новостей ресторанного бизнеса!

Цифровизация процессов в нашем обществе все больше и больше ведет к тому, что привычные бумажки заменяются, упраздняются и исчезают благодаря новым технологиям. Бумажный документооборот – это известный пожиратель времени. Причем настолько прожорливый, что ради него могут создаваться целые отделы. Есть даже шутка: посади одного бухгалтера, и вокруг него тут же образуется ещё 10, если дело связано с бумагами.

Бумажные накладные и акты сверок могут напрямую влиять на размер фонда оплаты труда. Чем больше документооборот, тем больше приходится нанимать человек, чтобы за ним уследить. А большой объем работы с документами неминуемо ведет к ошибкам. Просто человеческий фактор: посмотрел не на ту строчку, вычеркнул не ту цифру и т.д.

Ручной ввод данных в эру электронных сервисов выглядит пренебрежением к современным правилам эффективной работы: получать больше, вкладывая меньше времени и средств. Некоторые руководители, правда, ещё пытаются удержаться за такую позицию: «Я плачу бухгалтеру зарплату, мне все равно, сколько времени она тратит на внесение накладных». Но если раньше кто-то еще мог позволить себе такое халатное отношение к своим ресурсам, то сейчас, в условиях, близких к военному положению, когда все силы брошены на спасение бизнеса, оптимизация процессов может стать уже вопросом выживания.

Не остается в стороне и государство, которое также (пусть и насильно) внедряет цифровые технологии в привычные процессы ресторана. Конечно, автоматизация со стороны государства внедряется для усиления контроля за теми сферами, где был простор для махинаций. Еще пять лет назад никто не мог поверить в существование ЕГАИС, в то, что мы будем отчитываться о продаже каждой бутылки алкоголя. Но сейчас каждый ресторатор знает: если хочешь продавать алкоголь, то нужно быть подключенным к системе ЕГАИС и принимать накладные с алкоголем в электронном виде.

Не менее бурное сопротивление вызвала и государственная система контроля электронных ветеринарных сертификатов – «Меркурий». Но только теперь все ветеринарные сертификаты, даже на молоко для кофе, стали электронными. Бумажные накладные, бумажные сертификаты навсегда уходят в прошлое.

Поэтому мы решили составить краткий обзор наиболее популярных систем электронного документооборота, которые могут существенно облегчить жизнь ресторатора. И сохранить наш многострадальный лес.

Начнем с одной из самых популярных в России систем – DocsInBox.

Как это работает?

DocsInBox – это облачное решение, которое является документопроводом между поставщиком и рестораном. Открывается программа в браузере и выглядит дружелюбно. Для обучения бухгалтеру хватит и часа (конечно, если он не считает TeamViewer иноземным захватчиком).

При подключении к DocsInBox поставщик выгружает туда накладные из своей учетной системы с помощью специальной обработки (бесплатной для него). А ресторан забирает эти накладные в электронном виде сразу в свою учетную систему. Т.е. вместо утомительного ручного ввода накладная одним нажатием кнопки бухгалтера улетает сразу в учетную базу.

Поскольку DocsInBox разрабатывалась именно для ресторанного бизнеса, здесь учтены все реалии этой сферы:

• В накладной есть возможность сопоставить свою номенклатуру с номенклатурой поставщика. Номенклатура в DocsInBox попадает из вашей же учетной системы ресторана. В итоге ресторан выгружает в базу накладную уже в своей номенклатуре. «Горошек» можно назвать «горошком зеленым», как у вас заведено. В том числе реализован пересчет из литров в штуки, из штук в килограммы и т.д.
• Можно тут же отследить колебания закупочных цен поставщика по сравнению с предыдущей поставкой.
• Вычеркивания делаются в онлайне, и поставщик видит расхождения.
• Поставщику вместе с накладной можно написать любые комментарии: например, что помидоры несладкие, а руккола завяла.
• Можно также отказаться от приемки какого-то товара в накладной.

1. Поставщик выгружает накладные из своей системы, ему не нужно ничего менять – только установить бесплатную обработку. Если у поставщика нет ничего, кроме Excel, он может отправить накладную на специальную почту ресторана, откуда она преобразуется в нужный для DocsInBox формат.
2. Готовая интеграция с самыми популярными ресторанными решениями (iiko, R-keeper, QuickResto, Tillypad, «1C»).
3. Есть мобильное приложение для приемки: отметить вычерки в накладной может сотрудник в любом месте – на складе, на улице или на кассе, где стоит другое ресторанное ПО. С приложением можно работать и для приемки/списания алкоголя.
4. Можно отправлять заказы в электронном виде, контролируя остатки, цены, прайс-листы. Для тех, кто не очень доверяет сотрудникам, есть жесткие шаблоны заказов, которые потом может отправить поставщику только главный закупщик.
5. Из накладной можно сразу перейти к ветеринарным сертификатам – погасить вручную или настроить гашение по времени. Все ВСД, где вы не внесли изменений, погасятся сами.
6. Самый продуманный блок ЕГАИС по оценке барменов, товароведов и бухгалтеров. Минимум ошибок, максимум автоматизации. Даже есть автоматическая сборка алкодекларации за 15 минут.
7. Можно организовать юридически значимый документооборот с поставщиками (тогда бумажные накладные будут не нужны совсем).

DocsInBox выглядел бы фантастически, если бы не консерватизм некоторых поставщиков, а также закупки без документов на рынке. Фактически на 100% перейти на электронный документооборот можно, только если поставщики либо уже работают на DocsInBox, либо хотят к нему подключиться. Хорошая новость в том, что база ресторанных поставщиков у DocsInBox, пожалуй, самая крупная: там есть и небольшие региональные ИП, и гиганты типа PepsiСo или «ОптиКома».

Во второй части публикации про электронный документооборот в ресторане мы рассмотрим альтернативы DocsInBox – Mixcart, CHUSER, «Контур. Диадок». Разберем все особенности, плюсы и минусы, чтобы вы смогли сделать осознанный выбор и подобрать систему, которая подходит именно вашему бизнесу.

Читайте также:

• Оцифровка учета в ресторане
• Товарно-складской учет: как удалить зависшие позиции в остатках. Пошаговая инструкция
• 10 основных ошибок в товарно-складском учете

А как используйте DocsInBox вы? Часть 1

Рассказывает со-основатель DocsInBox Андрей Анфиногенов.

Когда-то в 2007 мы открыли Light Cafe. Мы считали, что у нас семейное кафе и что к нам ходят семьи, чтобы провести время. У нас был тогда всего один зал и 11 столов на 4, 6 и 8 человек.

В 2010 нам очень захотелось удвоить прибыль. Мы сходили на семинар Сокирянского и узнали много нового. Первым шагом стала опись гостей. Целый месяц официанты записывали каждого гостя в таблицу с 17ю столбиками (Платиус? Не, не слышали).

В день, когда мы подвели итоги, земля ушла из под ног – 50% столов это были молодые девушки. Они приходили строго вдвоем и заказывали по коктейлю и филадельфии. Были еще пяток целевых аудиторий, а семей было всего 3%.

Помню, в тот вечер, мы с партнером закрыли ресторан, отпустили сотрудников и остались на ночь. Мы играли в тетрис столами. Были даже порывы взять бензопилу, чтоб попилить большие семейные столы нафиг. Справились однако без пилы. К утру у нас было 17 столов. Половина из них стали двойками. Выручка после этого мгновенно выросла на 15 процентов. После этого мы еще внедрили много всего для каждой из выявленных аудиторий. Но это другая история.

Мы создавали ресторан, думая что он для семейных посиделок. Однако люди замысла не поняли, и начали использовать место по-своему.

В доксах вышло также. Есть базовая идея – импорт накладных от поставщиков в iiko автоматом. Это сокращает трудозатраты калькулятора вдвое. И нам казалось, что это важно. Оказалось, что управляющим это часто неважно. Подумаешь калькулятор много работает. Все равно оклад ведь. Что оказалось важно?

Реальная история. Сеть ресторанов растет и у тебя уже 3 калькулятора, которые работают почти внатяг. Надо брать уже четвертого. А это искать, учить, рабочее место делать. Доксинбокс сделал так, что команда из трех калькуляторов сможет выдержать в два раза больше ресторанов. В итоге вместо четвертого калькулятора был нанят DocsInBox.

А как используете DocsInBox вы?

При подготовке материала использовались источники:
https://place.lemma.ru/article/elektronnyy-okumentooborot-v-restorane-chast-1-DocsInBox-plyusy-i-minusy
https://open-s.info/company/news/a-kak-ispolzuyte-docsinbox-vy-chast-1/