Адаптация новых сотрудников: внедряем и экономим бюджет компании

Отсутствие адаптации в компании может привести к потерям. Новый работник почувствует себя ненужным и уволится. Компании придется нанимать новых работников, а это бьет по бюджету. В статье мы расскажем о способах построения онбординга в компании, которые сэкономят время и бюджет департаментов.

Адаптация новых сотрудников

Новая работа – стресс. Новичков терзают вопросы, связанные с рабочими обязанностями, коллегами, руководством. Период адаптации занимает от 1 до 4 месяцев. Все остальное время сотрудники беспокоятся по поводу работы. Работодателю важно, чтобы процесс был безболезненным. Некоторые компании делают пребординг (подготовка к выходу на новое место). Иногда работники не выдерживают и увольняются, не отработав и месяца. Работодатель начинает поиски заново и тратит деньги компании на найм. Успешная адаптация персонала поможет избежать таких неприятностей.

Зачем компаниям программы адаптации?

Причины, по которым компании внедряют и развивают адаптационные процесс: 1. Повышение трудоспособности. Работник адаптируется, начинает работать наряду со старенькими работниками и приносит пользу компании 2. Сокращение текучки. Новичок адаптируется, понимает, что в компании развита корпоративная культура, у него достойные условия работы, о нем заботятся, и вероятно задержится минимум на 3 года 3. Экономия времени непосредственного руководителя. Налаженный процесс помогает отделам лучше взаимодействовать друг с другом и погружать в рабочую атмосферу работника 4. Стресс уменьшается 5. Лояльность повышается Какие факторы могут повлиять на адаптацию: 1. Открытость компании к приходу новеньких 2. Размер компании. В маленьких компаниях процесс адаптации проходит быстрее и эффективнее 3. Корпоративная культура. Как она построена, есть ли готовая программа интеграции для новичков 4. Психологический климат в коллективе. При добрых коллегах новый сотрудник будет чувствовать себя лучше и быстрее начнет вникать в работу 5. Навыки управления. У непосредственного руководителя и у топ-менеджеров 6. Мотивация сотрудника. Новая работа для него просто очередной этап в жизни или он планирует долго работать в этой компании 7. Должность. Высокая должность, большая нагрузка, высокий уровень ответственности тормозят адаптацию 8. Личностные особенности сотрудника: коммуникативные навыки, эмоциональный интеллект, образование, квалификация 9. Соответствие навыков и компетенций должностным обязанностям

Виды адаптации

Адаптация может быть: Первичной – для сотрудников без трудового опыта Вторичной – для людей с опытом работы Но такое деление не может охватить все направления адаптации, поэтому выделяют еще семь видов: 1. Социальная адаптация – знакомство с атмосферой компании, интеграция, принятие норм и правил компании, взаимодействие с рабочей средой 2. Производственная адаптация – включение сотрудника в работу производства, изучение трудовых норм, знакомство с техническими нюансами компании: например изучение ПО 3. Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний и умений, оценка перспектив роста, возможность обучения и повышения квалификации 4. Физиологическая адаптация – привыкание к графику работу и нагрузке 5. Психологическая адаптация – построение отношения с отделом и руководством, налаживание контакта в коллективе 6. Организационная адаптация – знакомство с структурой компании: кто чем занимается, какая иерархия. Новый сотрудник должен четко понимать, кто он в структуре 7. Экономическая адаптация – процесс привыкания к уровню зарплаты, премии дополнительных системам вознаграждения 3 подхода к адаптации: Оптический. Работодатель наблюдает за сотрудником, не давая ему помощи и поддержки. Зарплату, точный круг обязанностей и другие нюансы руководитель обсуждает после испытательного срока. Если сотрудник не нравится, его просто увольняют. Это неудачный подход, так как у работника может возникнуть ощущение беспомощности и ненужности Армейский. Сотруднику дают самые сложные и ответственные задачи в период испытательного срока. Процесс адаптации становится адом. Остаются на таком месте только самые целеустремленные сотрудники. Только потом они могут начать мстить или расслабиться. Такой подход тоже стоит применять Партнерский. Работодатель оказывает поддержку новичку. Прикрепляет наставника, отправляет на обучение, знакомит с отделами и помогает влиться в коллектив. Это эффективный подход, который стоит внедрить каждой компании Есть компании, в которых нет отдела адаптации персонала, но чтобы достичь целей компании, они развивают руководителей отдела, высшее руководство, менеджеров, чтобы те смогли с легкостью помочь новому сотруднику влиться в коллектив. Получается, что каждый сотрудник может быть наставником. Одна из компаний внедрила систему стартапов. Когда под каждый проект набирается группа сотрудников, и они работают над ним. Работника сразу погружают в стартап, когда один стартап закрывается, сразу открывают другой, где новичок опять же может адаптироваться, проявить себя и познакомиться со всеми коллегами. Хорошо, когда в компании нет системы штрафов, процентов для персонала. Как показывает практика, в таком бизнесе сотрудники работают эффективно на общие цели, а процент текучки очень низкий.

Этапы адаптации нового сотрудника

Для разработки плана адаптации, нужно мыслить как новый работник и вспомнить все свои страхи.

Ознакомление

Длится в течение испытательного срока, примерно 3 месяца. За это время работник знакомится с корпоративной культурой, атмосферой в коллективе, обязанностями. И делает выводы: совпадают ли его ценности и ожидания с тем, что предлагает работодатель. Работодатель наблюдает за новичком и оценивает его потенциал, опыт и профессиональные возможности. По итогам отдел кадров готовит документы либо для принятия сотрудника в штат либо на увольнение.

Приспособление

Второй этап длится от месяца до года. Длительность зависит от нагрузки, уровня ответственности, помощи руководителя и атмосферы в коллективе.

Ассимиляция

На этом этапе: 1. Работник принят в коллектив и осознает свое место в команде 2. Эффективность повышается 3. Работник научился разделять срочные и повседневные задачи Как же ускорить адаптацию нового сотрудника? В новичка еще до выхода на работу вложены время и деньги, поэтому работодатель часто форсирует процесс адаптации. Это можно делать, следуя инструкции. 1. Разработать план адаптации. Это документ для руководителя и HR, где расписаны мероприятия и программы, которые должен пройти новичок. В него нужно включить:

Экскурсию по офису. Ведь новичок еще не знает, где туалет, кухня, столовая

Внутренние правила и нормы. График работы, дресс-код, расписание совещаний, правила оформления рабочего места

Прием сотрудника. Подписание трудового договора, выпуск приказа, запись в трудовой книжке
Рассказать про коммуникации: каким образом они происходят. Через мессенджеры, рабочие ПО, телефон

Вместе с изменениями в компании программа адаптации тоже изменяется. 2. Провести обучение. Оно может быть исключительно для новичка или для всех сотрудников: индивидуальное или групповое, в онлайн или оффлайн формате 3. Прикрепить наставника. Именно к этому человеку сотрудник сможет обращаться по всем вопросам 4. Наладить контакт с руководителем. Выделить время для обратной связи, пройтись по чек-листу оценки, позадавать вопросы. Руководитель должен сразу отметить и выяснить причины дезадаптации сотрудника. Ее можно отличить по следующим признакам:

Снижение работоспособности
Напряженные отношения с коллективом
Пренебрежение нормами корпоративной культуры
Нарушение дисциплины, например, графика рабочего дня
Зависимость от наставника или руководителя
Снижение мотивации

5. Внедрить нового сотрудника в коллектив. Новичка нужно представить, рассказать отделу про его обязанности, а лучше всю эту информацию продублировать всем на почту. Можно устроить тимбилдинг. Может быть сотрудник отлично покажет себя в спортивных соревнования, на творческих мастер-классах. Новичок может не захотеть проявлять инициативу, но нужно дать ему такую возможность поучаствовать в жизни коллектива.

Резюмируем

Адаптация – это не обучение новой работе. Это процесс погружения в рабочую среду, коллектив, обстановку, изучение внутренней кухни организации. Процесс адаптации можно сравнить с первым свиданием. Обе стороны присматриваются друг к другу. Найм специалистов – процесс кропотливый и затратный, поэтому работодатель заинтересован в эффективности и скорости нового сотрудника. Ему важно, чтобы адаптация прошла комфортно, ведь тогда работник будет приносить пользу. В каждой компании это разный процесс. Некоторые работодатели сразу бросают новичка в процесс работы, а некоторые бережно относятся и помогают во всех вопросах. Адаптация не равна испытательному сроку по длительности. Она может длиться дольше. Ускорить ее можно, если разработать четкий план, прикрепить наставника и дать возможность учиться.

Поделиться

Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:

Адаптация сотрудников в 2023 году: как адаптировать новичка с максимальной пользой. Гайд с примерами

Привет! Последние 3 года мы делаем No-code конструктор для разных ниш и очень много для HR. Как результат — удалось сильно прокачать знания об адаптации персонала, и мы созрели, чтобы делиться опытом с коллегами.

933 показа
9.8K открытий

Многие наши клиенты либо не делают онбординг новичков, либо используют малополезные книги сотрудников в PDF, которые когда-то сделали для галочки. Мы решили написать небольшой гайд о том, что нужно учесть, если вы создаете или меняете программу адаптации в 2023 году. Вдруг, коллеги прочтут и начнут собирать решения сами 🙂

Для чего обычно запускают адаптацию?

• Ускорить результаты сотрудника.
• Сократить отток (если он есть).
• Снизить нагрузку на наставников.
• Передать сотруднику ценности компании (актуально на удаленке).

Это крутые цели, но есть нюанс: 60% контента, который получают новые сотрудники, не подходит для достижения этих целей.

Если вы делаете свою адаптацию, то наверняка, используете систему аналитики, которая умеет показывать вовлеченность. У нас такая есть 🙂 По нашим данным, вовлеченность к адаптации снижается на 30-40 % — после первой недели, на 50-60 % — после второй.

Мы проанализировали обратную связь от сотрудников и нашли причины снижения вовлеченности, вот некоторые из них:

• Дают нечеткие должностные инструкции.
• Загружают большим объемом информации в первые рабочие дни.
• Выдают неактуальную информацию.
• Недружелюбно относятся к новичкам.
• Нет структуры, часто всё меняется в процессе.
• Не объясняют программное обеспечение
• Не понимаю своих целей и как их достичь.

Из этого можно сделать вывод, что основная причина негатива и неэффективности онбординга — это контент, который получает сотрудник. Мы решили разобраться в том, как сделать такие материалы, которые вовлекут новичков в адаптацию, повысят их лояльность и мотивацию в первые месяцы работы.

Обычно онбординг персонала проводят так:

• Знакомят с порядком и правилами компании.
• Проводят экскурсию по офису и продуктам.

• Организовывают рабочее место.
• Представляют сотрудника коллегам.
• Знакомят с корпоративной культурой.

Назовем это общей адаптацией – она подойдет всем новым сотрудникам.

Пример общей программы адаптации можете посмотреть здесь: ссылка

Проблема в том, что часто такой универсальной информации бывает мало, чтобы сотрудник нормально влился в новую среду и начал хорошо работать. Почему?

Предположим, что вы приняли на работу менеджера по продажам. Самое ключевое в продажах — знать продукт и уметь работать с клиентом. То есть кроме знакомства с правилами, корпоративной культурой и коллегами, сейлзам важно:

• Изучить продукт.
• Понять методологию продаж.
• Изучить регламенты, систему мотивации и планы продаж.
• Научиться работать со скриптами.
• Научиться работать в СРМ системе и других цифровых инструментах.
• Тренироваться общаться с клиентами.
• Получать обратную связь от наставника/руководителя.

Вначале точно возникнут трудности с освоением этих функций даже у опытных продавцов – ведь в каждой компании свои уникальные процедуры. И это нужно учитывать, когда вы создаете программу адаптации. А еще важно поддерживать нового сотрудника и помогать разобраться в том, что не получается.

Пример программы адаптации менеджера по продажам.

А теперь представим, что вы адаптируете IT-шника на удаленке.

Блок: По данным SuperJob ИТ-специалисты адаптируются на новой работе медленнее всех. Программистам в среднем нужно 111 дней для адаптации. Это связано со сложностью ИТ-сферы и удаленной работой.

Цель CTO — получить хорошего сотрудника, который знает систему и может самостоятельно исполнять тикеты. Что в этом случае нужно сделать новичку?

• Разобраться в архитектуре системы.
• Погрузиться в новые технологии.
• Решить 10 простых задач.
• Понять, у кого можно узнать необходимую информацию.
• Получить пруф на кодревью.

Здесь мы также понимаем, что сотруднику не хватит общей информации по адаптации, чтобы решать задачи его профессии. Хотя, ему может помочь онбординг, который уже учитывает потенциальные трудности.

Пример программы адаптации IT-специалиста возьмите здесь.

А еще делимся общедоступными примерами адаптации разработчиков в известных проектах: IVI, Dodo Engineering, Badoo.

Как мы видим, цели и шаги онбординга могут отличаться в зависимости от профессии, и программа адаптации должна помогать сотруднику проходить этот сложный этап. Наш главный посыл в том, что новому сотруднику нужно давать информацию, которая поможет решить трудности в его работе ПРЯМО СЕЙЧАС. Это и есть ключ к программе адаптации, которой будут зачитываться, и которая поможет ускорить процесс достижения результата.

С какими трудностями может столкнуться HR-менеджер при создании такой программы?

1.Нет информации о задачах сотрудника.

Как уже отметили, чтобы написать хорошую программу адаптации, нужно понимать задачи, которые стоят перед сотрудником. И на этой основе сделать подходящий контент. Так как HR-менеджер сам не может (и не должен) понимать работу каждого сотрудника, то нужно подключить руководителя функции: он знает, с чем предстоит работать новичку.

Это может быть непростой задачей, поэтому мы подготовили бот-опрос, который можно отправить вашему коллеге и получить нужную информацию: цели, задачи, возможные сложности при адаптации этого сотрудника.

2. Процессы меняются, а значит контент нужно обновлять.

Хорошая программа адаптации всегда содержит актуальную информацию. Этот момент можно контролировать руками, но очень трудоемко. И тут можно использовать цифровых помощников, которые будут напоминать коллегами про актуализацию данных.

3. Нет понимания, насколько эффективно работает программа.

Только аналитика программы адаптации поможет ее улучшить. Прежде всего важно знать: процент открываний и прочтения сообщений, данные о выполнении заданий, обратную связь сотрудника и руководителя. Мы умеем настраивать аналитику, которая покажет все, что вы хотите знать.

Чтобы протестировать персональную адаптацию на коллегах, мы подготовили такой ШАБЛОН. Он может вам САМОСТОЯТЕЛЬНО создать и запрограммировать свой сценарий персональной программы адаптации.

Будут вопросы, обращайтесь..

При подготовке материала использовались источники:
https://moscow.mba/journal/adaptacziya-novyh-sotrudnikov-vnedryaem-i-ekonomim-byudzhet-kompanii
https://vc.ru/services/712402-adaptaciya-sotrudnikov-v-2023-godu-kak-adaptirovat-novichka-s-maksimalnoy-polzoy-gayd-s-primerami