Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми

Привет! Я Вячеслав Цырульник, основатель и CEO Kaiten — инструмента, который помогает навести порядок в задачах сотрудника, отдела и всей компании.

Несколько лет назад я управлял работой нескольких удаленных команд разработчиков, которые разрабатывали один продукт. Мне как управленцу было важно сфокусировать мои команды на достижении целей компании, а для этого каждый сотрудник должен был видеть связь между своими задачами и этими целями. Как этого добиться?

Для инхаус-команды я использовал физическую доску с карточками и она отлично работала, а для удаленных мне нужен был виртуальный аналог.

Я перепробовал множество инструментов и убедился, что ни один из них не соответствует моим требованиям:

• Доски и карточки можно создавать за пару кликов, не нужно ничего программировать.
• Нет ограничений по количеству колонок и дорожек на доске.
• Можно создавать связи между карточками и досками.
• Полноценная поддержка работы по Скраму и Канбану.
• Можно контролировать доступ сотрудников к информации без дополнительного ПО. Например, при работе с удаленными командами, которые не являются частью компании.

Почему не подошла Джира

Джира была первым инструментом, который я попробовал. Инструмент обещал гибкую настройку досок, но оказалось, что все не так просто.

• Гибкость достигается с помощью конфигурирования настроек workflow. Это долго и сложно.
• Нельзя настроить внешний вид доски.
• Приходится подстраивать свой процесс под архитектуру программы.

Эти три пункта были критичными для меня. Я считаю, что инструмент должен упрощать работу, а не наоборот. Поэтому без сожалений стал искать дальше.

Почему не подошел Leankit и другие канбан-ориентированные решения

В процессе поиска я увлекся Канбан-методом, прошел обучение и стал пробовать продукты, разработанные специально для визуализации потока работы.

В отличие от Джиры, в них удобно настраивать внешний вид досок, есть аналитика: накопительная диаграмма потока, спектральная диаграмма и другие, которые помогают улучшить рабочий процесс.

• Дорого. Цена не соответствует получаемой пользе.
• Не хватает визуальных сигналов для фильтрации задач. Приходится разбираться в мешанине похожих карточек.
• Нельзя поделиться частью процесса. Любой, кто добавлен на доску, будет видеть весь процесс. Мне кажется это небезопасным, особенно при работе с фрилансерами.
• Нет поддержки Скрама. А у меня были команды, которые работали по Скраму и не собирались переходить на что-то другое.

Здесь я привел только два примера инструментов, на самом деле я попробовал гораздо больше, но все они повторяли недостатки Джиры или Leankit.

Не найдя подходящего инструмента, я решил создать свой. Так и появился Kaiten.

Особенности Kaiten

Расскажу лишь о нескольких важных особенностях Kaiten, которые здорово облегчают жизнь и руководителям, и сотрудникам.

Видно несколько досок на одном экране. Так вы видите ситуацию целиком — не нужно переключаться между досками, можно собрать на своем экране все доски, которые вам нужны. Во-первых, это экономит время. Несколько минут каждый день складываются в часы и дни, которые можно потратить на более важные дела. Во-вторых, это улучшает контроль руководителя за подчиненными, он видит всю ситуацию целиком.

Рабочее пространство руководителя компании. Он видит, чем занимается отдел маркетинга, IT-департамент, и бухгалтерия. Все в одном месте

Легко создавать связи между карточками. Казалось бы, создавать связи между задачами — базовая функция любого инструмента управления задачами, но по факту в Трелло связей нет, а в Джире есть строгая иерархия типов, которая определяет, как могут быть связаны задачи и это не гибко.

В Кайтене можно связывать любые карточки между собой и уровень иерархии не ограничен. Таким образом можно визуализировать многоуровневые процессы.

Просмотр связей между карточками в табличном виде

Любое количество строк и колонок в доске. В Kaiten нет никаких ограничений по количеству колонок и дорожек на вашей доске. Вы сможете достоверно визуализировать любой рабочий процесс.

Взяв доску и разделив ее на дорожки (горизонтальная разлиновка) для каждого сотрудника, вы сможете лучше контролировать их загрузку и планировать работу.

Доска бухгалтерии в Kaiten. У каждого бухгалтера своя «дорожка» с задачами

Функции для Скрам-команд. Скрам один из самых популярных методов управления разработкой, но поддержка функций для Скрама во многих инструментах оставляет желать лучшего. В Kaiten есть все необходимое для Скрам-команд, например:

Функция запуска спринта. Вы выбираете дату начала и окончания спринта и Kaiten включает обратный отсчет.

Отчеты по спринту. Во время спринта и после его завершения вы можете увидеть график сгорания (Burndown chart), график скорости команды (Velocity chart), статусы всех задач, взятых в спринт, распределение карточек по типам и дорожкам.

Функции для профессионального использования Канбан-метода. Сегодня под Канбаном понимают списки с карточками а-ля Трелло, но сам метод намного сложнее и требует специальных функций, которых нет в распространенных трекерах задач. К таким функциям относятся

Рекомендации по количеству выполняемой работы (wip-лимиты). Позволяет сфокусировать команды на том, чтобы доделать взятую работу, а потом начинать новую. Реализуется с помощью указания, сколько карточек должно быть в каждой колонке, и возможностью в это ограничение включать несколько колонок или этапов:

Красный значок в правом верхнем углу сигнализирует о том, что wip-лимит превышен

• Специальная аналитика, которая позволяет качественно оценивать рабочие процессы и находить точки для улучшения.

График пропускной способности. Показывает, сколько карточек вы создаете и завершаете в неделю или за месяц

Отображение сроков задач на временной шкале. Таймлайн — инструмент для верхнеуровневого планирования. На нем можно увидеть, вписываются ли сроки дочерних задач в общее время работы по проекту. В популярных системах учета задач таймлайна нет или он доступен только на самых дорогих тарифах. В Kaiten таймлайн включен в базовый тариф.

На таймлайне в Kaiten видно запланированное и реальное время работы над задачей. Это помогает устанавливать адекватные сроки исполнения для каждого типа задач

Кейсы использования Kaiten

Крупная технологическая компания: генеральный директор контролирует работу сотни сотрудников за 15 минут в неделю

Руководители всех уровней тратили большую часть времени на контроль исполнения задач, при этом все равно часть задач терялась и не выполнялась в срок.

Чтобы решить эту проблему, перенесли все задачи в Kaiten, наняли сотрудника, который следит за тем, чтобы все задачи заносили в систему, правильно оформляли и ставили актуальные статусы. Это помогло ускорить внедрение и быстрее почувствовать результат.

Kaiten облегчает контроль над задачами, за счет того, что в одном пространстве можно отобразить несколько досок.

Рабочее пространство генерального директора в Kaiten с несколькими досками. Раскрыта доска руководителя — 1-го уровня

У генерального директора на экране в Kaiten — доски руководителей -1 уровня. Раз в неделю он раскрывает их, просматривает задачи в колонке «Готово», принимает работу или оставляет комментарии. То же самое руководители -1 уровня делают с досками своих подчиненных. В итоге рабочий процесс стал гораздо эффективнее.

Крупная продуктовая IT-компания смогла кратно сократить время на синхронизацию команд, заменив связку «Джира+Трелло» на Kaiten

Разные отделы сети использовали разные системы учета задач. Из-за этого не было видения рабочего процесса от и до, происходили потери информации при передачи задания от одного отдела к другому.

Удалось решить данные проблемы инструментами Kaiten. Во-первых, Kaiten позволяет видеть сразу несколько досок, которые работают по разным принципам в одном пространстве. Это даёт возможность визуализировать процесс практически любой сложности в одном месте — без необходимости переходить куда-то, чтобы увидеть всю картину.

Во-вторых, Kaiten позволяет вкладывать пространства друг в друга. Именно эта функциональность позволила визуально представить весь рабочий процесс от customer development идеи, через продакшн и до пост-продакшн-аналитики.

Теперь сотрудники работают в одной системе, которая адаптируется под нужды каждого отдела. Удобно передавать задачи, не нужно тратить время на синхронизацию между разными системами таск-менеджерами. Руководители видят рабочий процесс от начала до конца, это открывает много возможностей для его улучшения.

Мне и моей команде удалось создать классный продукт, которыми пользуются такие компании как «Додо Пицца», технопарк «Сколково», «Альфа-банк», «Эвотор», «ХКФ банк», издательство «Эксмо», Rossko, Qiwi и другие. Попробуйте Kaiten, пишите в чат, и мы поможем настроить инструмент под ваши процессы и задачи.

Kaiten

Инструмент для управления проектами при помощи канбан-досок.

Похожие на Kaiten

Описание Kaiten

Kaiten — сервис для совместной работы и управлению проектами по методологии Kanban и Scrum. Kaiten позволяет компаниям просматривать бизнес-процессы на досках, видеть статусы задач и планировать будущие этапы работы. Сервис подойдёт для небольших и средних команд, маркетологам, разработчикам, дизайнерам и рекламщикам. Компании могут использовать облачную версию Kaiten или установить сервис на собственные сервера.

Отдельный проект в Kaiten — это отдельная доска. Доски можно настроить под собственные нужды, переименовать в них столбцы и добавить новые, изменить внешний стиль. Каждая задача в Kaiten имеет свой номер, в них пользователи могут добавить описание, чек-листы, определить даты выполнения, исполнителя и выбрать теги. Для задач есть специальные ярлыки для добавления им дополнительного статуса. Он показывает почему задача всё ещё не выполнена или приостановлена, и напоминают о её важности. Например, можно добавить пометку о том, что задача находится на проверке у заказчика. Добавленные пометки и дополнительные значки отображаются не только в теле задачи, но и на доске. Помимо канбан-доски задачи можно просматривать в таблице или на диаграмме Ганта.

Руководитель может добавлять новых сотрудников при помощи ссылки, предварительно настроив им параметры доступа. Также есть возможность дать гостевой доступ заказчику для просмотра хода проекта. Руководители могут просматривать несколько проектов на одной доске, что позволяет им просматривать и сравнивать работу отделов. Отчёты Kaiten дают возможность просматривать эффективность работы отделом в целом или отдельного сотрудника, они содержат статистику, графики и диаграммы.

Особенности Kaiten

• Ведение проектов по методологии Канбан и Scrum
• Установка ограничения на количество задач
• Дополнительные статусы для задач
• Отчёты и статистика
• Сводная доска ля просмотра всех проектов
• Просмотр задач на диаграмме Ганта
• Учет затраченного времени сотрудников
• Совместная работа с документами
• Интеграция с облачными сервисами
• Установка на собственные сервера

Kaiten — альтернатива Trello со встроенным тайм-трекингом. Кейс веб-студии Pyrobyte

В веб-студии Pyrobyte организовали работу с проектами разных заказчиков, разработали собственный плагин отчетов на открытом API Kaiten и анализируют эффективность сотрудников и проектов с помощью Учета времени.

Барнаульская компания Pyrobyte уже 6 лет занимается разработкой веб-сайтов, мобильных приложений, CRM и ERP-систем. В основном компания работает над проектами внешних заказчиков, но также выпускает и собственные B2C продукты, самый популярный из них — онлайн-сервис «СпросиВрача», который насчитывает более 200 000 уникальных посетителей в день.

Последние два года компания развивалась наиболее активно — получила много новых проектов от российских и зарубежных заказчиков и увеличила команду разработчиков с 15 до 50 человек.

Исполнительный директор Pyrobyte Александр Комбаров рассказал, почему компания переехала из Trello в Kaiten, как с помощью разных пространств организовали удобную работу с заказчиками и как разработали собственный плагин для визуализации отчетов на открытом API Kaiten.

Искали замену Trello с функцией тайм-трекинга

С самого основания студии и до 2022 года мы работали в Trello. Этот трекер всем нравился, потому что он простой и удобный, а единственным его минусом для нас было отсутствие тайм-трекинга.

Поскольку мы работаем с внешними проектами и рассчитываем стоимость своих услуг согласно рабочим часам, нам нужна была полная прозрачность в этом плане, а также возможность посчитать рентабельность проектов. Мы ощущали, что некоторые проекты идут в минус, а чтобы в этом разобраться, нужны были цифры.

Еще работая в Trello, мы договорились с сотрудниками, что будем хотя бы вручную фиксировать время, которое уходит на работу с задачами по каждому проекту в формате excel-таблицы. Конечно, это был не самый удобный способ, потому что такой подход отнимал много времени и не давал точных данных. А с ростом числа проектов и сотрудников поняли, что есть два пути — автоматизируй или умри в муках подсчетов)

В общем, задача перевести команду на сервис со встроенным тайм-трекером стояла у меня уже давно, а проблемы с доступом и оплатой Trello в 2022 году послужили последним «пинком» в эту сторону.

Основными критериями при выборе трекера были:

• канбан-доски, схожие с Trello;
• добавление файлов и чек-листов в задачи;
• автоматический подсчет планируемых и затраченных часов за отчетный период;
• список выполненных задач и отчет по эффективности их выполнения;
• отчеты о затраченном времени по исполнителям, проектам, задачам;
• разделение прав доступа исполнителей и менеджеров.

Ну и еще было важно, чтобы альтернативный сервис был не слишком замудренным, и команда могла легко к нему адаптироваться.

Я выбирал между Kaiten и еще двумя продуктами. Один из них отпугнул слишком агрессивными продажами, а другой показался слишком навороченным. Kaiten был достаточно прост и максимально похож на Trello. Дополнительными плюсами были автоматический перенос задач и открытый API, благодаря которому мы могли сами докрутить то, чего не хватало. Сначала в тестовом формате перенесли в него работу одной команды, а потом подтянули все остальные.

Как организовали работу над разными проектами в Kaiten

Над каждым проектом у нас работает отдельная проектная группа, а менеджеры ведут одновременно 4-5 проектов. Для каждого проекта мы создали в Kaiten отдельное пространство.

Все они организованы по одному шаблону:

• Есть доска «Инфо», где содержится вся информация по проекту.
• Далее рабочая доска проектной команды — «Задачи». Здесь применяется стандартный канбан и задачи двигаются по этапам: «Очередь», «Выполняется», «На проверке», «Проверено». Для каждой новой итерации работы мы создаем отдельную дорожку, чтобы удобнее отслеживать эффективность.
• И еще есть доска «Архив». На ней хранятся выполненные задачи, которые мы уже закрыли, но пока не отправляем в архив Kaiten, чтобы удобнее взаимодействовать с ними на пространстве.

В самих карточках мы используем почти все доступные поля, что позволяет подробно описывать задачи и избежать лишних коммуникаций. Проставляем ответственных, сроки, размеры, ставим метки, пишем описание ТЗ.

Активно применяем чек-листы, которых может быть несколько в одной карточке. Обычно один чек-лист описывает бизнес-логику, как задача должна быть сделана, а другой — тест-кейс, регулирует взаимодействие тестировщика с разработчиком.

Менеджер переключается между пространствами и смотрит, как двигаются задачи на досках и как выполняются чек-листы. А исполнители имеют доступ только к пространствам тех проектов, в которых они задействованы.

Кстати, для регулирования доступов удобно использовать группы пользователей. Если приходит новый менеджер, достаточно добавить его в админскую группу, и все нужные доступы он получит автоматически.

Учет времени – самая важная функция

Как я уже говорил, нам нужно было фиксировать время работы с задачами, чтобы понимать рентабельность проектов и эффективность работы сотрудников.

Для этого в каждой проектной задаче мы выставляем размер (в специальном поле) — указываем количество часов, которое запланировано на решение этой задачи.

Работая с задачами, исполнители запускают таймер в карточке и обязательно указывают в комментарии, что именно они делали в указанное время. Все это формируется в отчет о фактически затраченном времени.

Дальше менеджер проекта или я можем посмотреть отчет и сравнить, сколько времени было запланировано на проект или задачу и сколько по факту часов было отработано. Например, если на проект запланировано 100 часов, но по факту над ним работали 120, значит, что-то пошло не так — проект нерентабельный, есть проблема в процессах, или сотрудники работают неэффективно.

Также можно посмотреть, отработал ли конкретный сотрудник норму часов за неделю и чем именно он занимался.

Кроме того, такой детальный учет времени помогает оценить, сколько ресурсов у нас уходит на типичные задачи. Поэтому, если в следующий раз на этом или другом проекте мы будем выполнять аналогичную задачу, то сможем точно оценить ее размер.

Тут есть еще один тонкий момент — договориться с исполнителями, чтобы они отмечали свое реальное время работы с задачами. Объяснить, что мы это делаем не для тотального контроля или каких-то наказаний, а чтобы выстраивать прозрачный бизнес-процесс и в итоге зарабатывать больше.

Создали свой плагин на открытом API Kaiten – Reporter

Несмотря на то, что в Kaiten удобно устроен сам таймер и все данные собираются в разные типы отчетов, нам не хватало удобной визуализации. Приходилось скачивать отчеты в формате excel и дальше вручную доставать нужные данные. Но ведь «мы-ж-разработчики», поэтому решили адаптировать систему отчетов для себя, создав специальный плагин — Reporter. Благо у Kaiten есть открытый и довольно удобный API.

Вот что умеет Reporter:

• Формировать отчет за день по конкретному сотруднику. На основе данных из Kaiten Reporter в один клик показывает все затраченные часы сотрудника и комментарии по ним.

• Показывать эффективность работы сотрудников по задачам в процентах. Он автоматически сравнивает, сколько часов было запланировано и потрачено на задачу, а также, сколько часов сотрудник был активен в сервисе.

• Показывать статистику по всем сотрудникам. Сколько часов они отработали за конкретный день.

• Показывать общую статистику по проекту. Reporter достает данные по всем задачам на пространстве проекта и сравнивает план и факт по запланированному и потраченному времени на проект. Также показывает прогресс по проекту — сколько задач в очереди, в работе и готово.

К вопросу перехода на Kaiten мы подошли обстоятельно, поэтому подготовили почву для команды: написали регламент, расписали основные фишки, сделали небольшой собственный FAQ. Конечно, были какие-то шероховатости, но больше от того, что привыкали к чему-то новому. А когда сделали свою надстройку, то Kaiten нам стал как родной 🙂

Иногда читаю истории, что какая-то команда устроила бунт, когда начали трекать время. Но считаю, что дело не только в инструменте, но и в правильном его использовании.

Спустя год могу сказать, что переход в Kaiten был правильным решением. Возможно, так совпало, но с переходом в сервис мы выросли ~ на 30%. Качество постановки и контроля задач стало выше. Мы понимаем, куда и сколько тратится времени на проект.

Я и сам частенько советую в диджитал-чатах Kaiten, когда приходят с запросом тайм или таск трекера 🙂

Реклама ООО “Кайтен Софтвер”

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам войти в систему или зарегистрироваться.

При подготовке материала использовались источники:
https://vc.ru/tribuna/255933-kaiten-sistema-dlya-udobnogo-upravleniya-processami-i-lyudmi
https://startpack.ru/application/kaiten
https://globalcio.ru/discussion/33333/