Локальная база знаний организации на движке Wiki

Полтора года назад я пришел работать в техническую поддержку филиала одной крупной общероссийской компании. До этого технической поддержкой я не занимался, мог, конечно, переустановить, настроить ОС или настроить простейшую сеть, но сильно не вникал. По мере накопления знаний, возникла необходимость их систематизировать и сохранить. Сначала у меня была специальная папочка, куда я складывал обычные документы Word и Excel. Со временем в папке накопилось много документов, поиск нужной информации стал занимать довольно значительное время. Работал я не один, поэтому некоторые файлы необходимо было держать в открытом доступе, например, список пользователей, периодически приходилось искать информацию, нужную другим сотрудникам. При заведении нового пользователя администраторами, я заносил его в таблицу, где также содержались реквизиты для удаленного доступа на его компьютер (не все же время ходить на рабочие места, когда пользователей больше 300 человек). Актуальный файл всегда был только в одном экземпляре, у других сотрудников технической поддержки были копии, которые могли не совпадать, если один из сотрудников подключал человека или менял сетевые реквизиты, а потом забывал об этом сообщить.
Со временем появилась мысль о том, что надо все это объединить и сохранить в одно место, чтобы у всех сотрудников технической поддержки был доступ к информации, возможности ее редактирования и добавления.

Идея создания своей маленькой Википедии, посвященной только моей работе, пришла не сразу, да и потребовала долгой реализации, т.к. она делалась на работе, а времени на ее наполнение оставалось не так уж и много. Интересно было то, что по должностной инструкции должна была существовать база знаний, в которой мы должны были искать ответы на вопросы пользователей, на деле же ее не существовало.

Первый блин

До этого о создании сайтов я знал мало, поэтому первый шаг- установка, был для меня, наверно, самым тяжелым. Первая версия работала на движке Mediawiki и была установлена на Denwer. Но при установке возникли какие-то проблемы, так что сайт проработал недолго, примерно 2 недели и погиб после попытки создать таблицу соответствия принтеров и картриджей к ним (Один из важнейших документов, между прочим). Таблица никак не создавалась, все время были проблемы с отображением границ и содержимого, гугление и подробнейшие чтения руководства, ни к чему не привели. Со временем понял, что движок Mediawiki — это слишком для такого проекта, он был слишком мощным, требовал большого количества настроек, чего я сделать не мог из-за моего незнания.
Последующую пару месяцев я сайтом не занимался, поэтому в следующий раз я решил все сделать основательно и добить наконец проблему.

Второй блин

Припомнив свои старые неудачи, набравшись опыта, я решил все начать сначала. Первым вопросом был выбор движка для сайта. Посидев пару часиков на странице Википедии с вики-движками, потестировав некоторые из них, я решил остановиться на Dokuwiki. Этот движок небольшой, достаточно легкий, работает без базы данных, имеет документацию на русском языке и множество модулей.
В итоге, в базу знаний должны были войти сведения о пользователях (контактная информация, сетевые реквизиты), программах(путь к дистрибутиву, инструкции, решение проблем), оборудовании (где взять драйвера, опять же проблемы с этим самым оборудованием).

Установка Dokuwiki проходит даже проще, чем установка других CMS. Для меня основная сложность была в последующей настройке. Например, редактировании файла .htaccess для того, чтобы ссылки были красивыми, а также включение транслитерации, для того, чтобы ссылки были читаемыми (иначе они превращаются в набор символов). Вся информация в Dokuwiki хранится внутри файлов и папок, без использования базы данных, поэтому транслитерация важна для того, чтобы можно было понять где что лежит, если установка происходит на windows- системы, на ubuntu кодировка UTF-8, поэтому кириллические названия ссылок нормально отображаются, как в системе, так и на сайте.

Следующим этапом была установка темы для сайта. Это тоже довольно важно для удобства использования. Советую выбирать тему с левой панелькой (sidebar), куда удобно помещать меню. Эта самая левая панелька редактируется ка обычная вики-страница. Установка темы происходит копированием шаблона в специальную папку, после чего появляется возможность выбрать ее в меню администрирования.

Расширение функциональности происходит за счет установки дополнительных плагинов, которых существует очень много.Установка плагинов осуществляется следующим образом- находится ссылка на него, после чего в специальном разделе меню администратора эта ссылка указывается, дальше Dokuwiki плагин скачает и установит, остается только его настроить из меню конфигурации. Плагины в любое время можно включать и отключать.

Создание страницы в Dokuwiki можно осуществить так: указать внутри существующей страницы ссылку на несуществующую и перейти по ней, тогда система скажет, что такой страницы нет, и предложит создать ее, это очень удобно, т.к. на сайте названия страниц можно писать на русском языке, в системе они периодически получат название с помощью транслита. В последующем, можно будет в ссылках использовать и обычное наименование и наименование в транслите. Редактирование содержимого происходит с помощью удобного редактора, функциональность которого также расширяется плагинами. Синтаксис движка очень простой, основы можно запомнить за пару часов работы с сайтом, чтобы потом не обращаться к разделу помощи по синтаксису. Даже если что-то забыть потом, ссылка на синтаксис присутствует на странице создания и редактирования документов.

Созданные страницы хранятся в каталогах, которые называются “Пространства имен” (namespaces). В операционной системе каждый каталог является одной папкой, страницы хранятся в текстовых документах, так что их можно редактировать и без использования браузера (главное, чтоб права доступа не потерялись). Для каждой страницы хранится история ее изменений, как и в любом вики-сайте, можно быстро сделать откат, если текущая редакция не устраивает.

После знакомства с синтаксисом Dokuwiki и создания первых статей возник новый вопрос- как ограничить доступ анонимам на сайт, ведь будет не очень хорошая ситуация, если пользователь зайдет и прочитает про себя что-нибудь нелестное на его взгляд, не будем забывать, что есть люди, которые с компьютером не дружат, да и с сотрудниками техподдержки тоже, так что в описании может быть все, что угодно, хоть на сайте и есть свои правила. В Mediawiki все решалось ручной правкой файла конфигурации, в Dokuwiki на этот случай встроена удобная система управления доступом к различным разделам и даже отдельным статьям. Я просто блокировал доступ в раздел с пользователями для анонимов. Для авторизированых пользователей, которыми являются сотрудники техподдержки доступ остался. Так что теперь на сайт можно заходить даже с рабочего места пользователя, чтобы уточнить какую-либо информацию.

Со временем был создан раздел с программами, потом раздел с оборудованием, происходит наполнение раздела пользователей. Для каждого пользователя была создана отдельная страница. Также страницы были созданы и для кабинетов, со ссылками на пользователей и описанием оборудования. Из-за того, что в системе много однотипных по наполнению страниц, необходимо было как-то упростить их создание. Создатели Dokuwiki за меня уже подумали и сделали механизм шаблонов содержимого. Например в папку “Пользователи” в системе помещается файл _template.txt, в котором лежит шаблон, по которому надо заполнять страницу о пользователе. При создании новой страницы все данные из этого шаблона попадают в нее, остается только дописать нужное. Минус состоит только в том, что шаблон нельзя создать из веб-интерфейса напрямую, приходится создавать его прямо внутри папки вручную, либо переименовывать уже созданную страницу.

Заключение

В настоящее время сайт работает внутри корпоративной сети уже пару месяцев, постепенно происходит его наполнение, со временем планируется соединение базы пользователей с Active Directory, также планируется улучшать качество содержимого для того, чтобы новым сотрудникам технической поддержки было проще ориентироваться текущем месте работы. Плюсом данной системы организации базы знаний является ее доступность, простота использования, абсолютная бесплатность.

Топ 10: Wiki и сервисы для совместного создания документов

Бесплатный сервис для редактирования документов и совместной работы. Позволяет создавать файлы, добавлять в них текст, таблицы, списки, загружать изображения и другие элементы, среди которых канбан-доски, заметочники, редакторы текста и таблиц и многие другие.

Не работает в России

Корпоративная вики-система с открытым кодом. Позволяет организовывать рабочие пространства для совместной работы, файлохранилища, дискуссии, блоги. Имеет отличные возможности для интеграции и более 100 плагинов. Хорошо совместима с MS Office

Онлайн ноутбук, который предоставляет клиенты для Win, Mac, iOS, Android. Есть напоминания. Есть возможность расшаривать страницы и блокноты. Есть бизнес версия с возможностью создания корпоративной библиотеки

Платформа для совместной работы и управления знаниями. Позволяет сотрудникам вместе работать с веб страничками/документами: создавать, систематизировать, делиться, обсуждать. Можно создавать не только статические интранет-сайты для хранения знаний, но и интерактивные учебные программы.

Сервис для совместного редактирования документов в реальном времени.

Cервис для создания публичных и интранет сайтов. Позволяет создавать странички различных форматов: текст, список, обсуждения, файлы. На странички можно вставлять мультимедийный контент, а также виджеты (например документы или календарь).

Российский клон Confluence. Древовидная иерархическая структура документов. Возможность добавлять вложения, вставлять видео и картинки, создавать диаграммы благодаря встроенному редактору Draw.io, применять предварительный просмотр (превью) не открывая документ. Можно установить на собственный сервер.

Бесплатный сервис для работы с записями/документами. Позволяет создавать рабочие области и страницы, в которых можно импортировать и упорядочить документы и задачи, вставлять записи в другие приложения Microsoft.

Пространство, в котором компании могут хранить и систематизировать всю информацию, накопленную за годы работы: руководства, инструкции, документацию, шаблоны, скрипты продаж. Сервис позволяет всегда иметь быстрый доступ к документам, делится ими, дополнять вместе с сотрудниками и проводить по ним тесты. Интегрируется с Битрикс24 и AmoCRM.

Вики с очень удобным (и не менее мощным, чем текстовый процессор) WYSIWYG редактором, инструментами для контроля версий, организации страниц, поиска и совместной работы. Можно создавать несколько секций

Топ 5 систем управления проектами

Инструмент для быстрого создания рабочих документов, который помогает команде эффективнее справляться с работой и обсуждать результаты. Собственность компании Salesforce

Бесплатный онлайн сервис для создания и структурирования статей и одновременной совместной работы.

Сервис для формирования корпоративной базы знаний с возможностью одновременного редактирования веб-документов. Система настройки прав доступа. Траектории обучения новых сотрудников. Автоматизация оценки.

Движок Википедии, доступный для создания собственной вики-базы знаний. Написан на PHP, распространяется как свободное программное обеспечение с открытым исходным кодом.

Онлайн редактор документов для совместной работы. В нем есть возможность совместного редактирования (видно, кто и что делает в данный момент), чат, возможность добавлять аннотации над текстом, мобильная версия. И все намного проще, чем в Word, а значит с ним будет проще и удобнее работать. Box Notes встроен в основной сервис Box и позволяет создавать, открывать и редактировать документы прямо в его облачном хранилище.

Сервис по созданию своей базы знаний + встроенный конструктор скриптов продаж. Можно добавлять авторские статьи, выкачивать статьи с внешних сайтов, тегировать контент, группировать по категориям, управлять доступом для сотрудников компании

Foswiki – бесплатный вики-движок для корпоративного использования, написанный на Perl. Основное отличие от большинства других движков – возможность структурировать информацию по разделам («Webs», «вебы»), и устанавливать для каждого раздела правила доступа.

Онлайн блокнот. Позволяет создавать странички в различных форматах: текст, таблица, мозаика, календарь. Есть командная версия для совместной работы.

Бесплатная Open-source CMS/Wiki. Кроме Wiki-функциональности содержит форумы, блоги, статьи, галлерею, баг-трекер. Groupware веб-приложение, которое можно использовать для создания и управления веб-сайтами и порталами, интранетом и экстранетом.

Open-source Вики-движок с возможностью создания мини-приложений на вики-страничках. Имеет систему систему управления страницами, систему контроля версий, систему прав доступа. Есть даже такие фичи, как экспорт страниц в PDF, гарячие клавиши, RSS, прикрученный к каждой странице, система статистики, блоги, тэги

10 лучших бесплатных Wiki-сервисов

Если вам нужно быстро организовать рабочее пространство для разработки какой-нибудь документации или же вы всерьез решили заняться интранет-системой или построить базу знаний – то “вики вам в руки”. Тем более, что сейчас достаточно неплохих, и при этом бесплатных сервисов, которые, к тому же, даже не требуют установки на сервер – просто регистрируйте аккаунт – и готово. Вот 10 лучших их них:

Google Sites – Удобный и быстрый сервис для совместной работы над документами, файлами и задачами. Позволяет создавать странички различных форматов: текст, список, обсуждения, файлы. На странички можно вставлять мультимедийный контент, а также виджеты (например календарь). Странички можно публиковать и приглашать людей для совместной работы над ними. Сервис доступен всем пользователям Gmail или Google Apps.

PBWiki – пожалуй, лучший вики-сервис по удобству и функциональности. Отлично подходит для бизнес-целей. Но в основном – расчитан на платящих пользователей. Бесплатно предоставляется аккаунт на 10 MB.

ClearWiki – многофункциональная бизнес-вики, простая и понятная. Странички объединяются в древовидную структуру. Есть возможность создания бэкапов. Можно использовать на своем домене. Бесплатно дается 256 MB на 10 пользователей

@wiki – полностью бесплатный сервис который позволяет создавать защищенные паролем вики-странички с помощью WYSIWYG редактора. Более семейный вариант.

Zoho Wiki – вики с очень удобным (и не менее мощным, чем текстовый процессор) WYSIWYG редактором, инструментами для контроля версий, организации страниц, поиска и совместной работы. Можно создавать несколько секций

eTouch SamePage – корпоративная вики-система со всеми мерами безопасности. Позволяет создавать рабочие области под разные проекты. Бесплатная версия включает 5 пользователей и 3 проекта.

Nuospace – позволяет организовать структуру папок с вики-страницами, файлами, сообщениями и форумами. Контроль версий файлов, контроль изменений вики-страниц, система оповещений и контроля доступа. Очень удобный интерфейс. Бесплатная версия предоставляет 1Гб памяти на 5 пользователей (без поддержки SSL)

37Signals Writeboard – качественный бесплатный сервис, который позволяет создавать документы с минимальным форматированием, добавлять комментарии и контролировать изменения в версиях, а также подписываться на изменения по rss. Можно использовать отдельно, либо в составе системы управления проектами BaseCamp

При подготовке материала использовались источники:
https://habr.com/ru/articles/111445/
https://www.intranetno.ru/tools/wiki/
https://www.intranetno.ru/news/3797/