Лучший софт для управления проектами и командой: от планирования до отчетности

Операционные вопросы — один из самых сложных моментов в любом бизнесе. Co-founder и CTO маркетплейса для поиска репетиторов Preply Дмитрий Волошин рассказал, какие программы и приложения стоит использовать для управления проектами и командного менеджмента.

Сейчас в Preply работает почти 50 человек. Это разработчики, дизайнеры, маркетологи, саппорт-менеджеры и другие специалисты. За несколько лет существования стартапа наши организационные процессы сильно эволюционировали. Мы начинали с планирования задач в Google Docs, а теперь используем для управления проектами и командой самый современный специализированный софт. Расскажу, какие инструменты менеджмента есть на рынке, в чем их особенности и кому подходят те или иные решения.

Дмитрий Волошин

Co-founder и CTO Preply

курс

PROJECT
MANAGER

Узнать больше

• Получите необходимую базу для работы руководителем проекта — профессия с нуля
• Упор на практику: каждый студент работает минимум с 4 различными проектами
• Овладеете искусством укладываться в сроки, бюджет, ресурсы

Для мозгового штурма и координации

Первый этап любого проекта — изучение вопроса, определение цели и составление «дорожной карты» с промежуточными этапами — milestones.

MindMup 2 — один из самых популярных сервисов для построения ассоциативных карт. Чистый и интуитивно понятный интерфейс. Есть возможность совместной работы. В бесплатной версии карты можно сохранять только публично. Приватные карты доступны в версии Gold (от $25 в год). Сервис удобен для новичков, также подойдет для не слишком сложных, но регулярных задач.

MindMeister — еще один сервис для майндмэппинга. Он дороже (версия для командной работы — от $9 в месяц), но и функций больше. Иконки, библиотека изображений, история правок, режим презентации, task feed, чат и многое другое. В таком можно спланировать, например, разработку приложения или другого сложного продукта.

GanttPro — приложение, которое позволяет планировать проекты и контролировать процесс их выполнения. В основе продукта — популярный принцип диаграммы Гантта. Используются две оси: на вертикальной располагается список задач, горизонтальная отводится календарю. Получается четкий и наглядный график. Задачи можно объединять в группы и делить на подзадачи, прогнозировать сроки и отслеживать статусы. Сервис наиболее полезнен компаниям, которые разрабатывают сложные продукты с большим объемом работы: например, технологическим.

Для планирования задач

Чтобы планировать и распределять задачи, а также контролировать процесс их выполнения, используются различные программы-органайзеры. Планировщиков на рынке десятки, вот несколько примеров.

Trello — пожалуй, самый известный сервис для организации задач в виде рабочих досок. Базовая часть сервиса бесплатная, оплачиваются только расширения. Есть возможность добавлять чек-листы и выставлять приоритеты. Может синхронизироваться со Slack, GitHub, Salesforce, Evernote, Google Drive. Отлично работает в Kanban-проектах.

MeisterTask — почти полностью повторяет функционал Trello. Отличительная особенность — интеграция с упомянутым выше MindMeister, а заодно — со Slack, GitHub, Zendesk.

Jira — вообще-то это система отслеживания ошибок, которая задумывалась как инструмент для организации взаимодействия с пользователями. Но многие применяют Jira для управления проектами (мы в том числе). Идеально подходит для работы по Scrum. Позволяет планировать спринты и проекты в целом, делегировать задачи и собирать их в бэклог, указывать приоритеты и отслеживать дедлайны.

Bitrix24 — продукт, который позиционируется как сервис автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Есть возможность планировать задачи по нескольким проектам одновременно, назначать исполнителей, измерять затраченное время, обмениваться сообщениями, общаться в live-чате. Включает в себя CRM. Сервис популярен среди нетехнологических компаний.

Для внутренней коммуникации

Slack — удобный корпоративный мессенджер, который не нуждается в представлении. Закрытые и открытые чаты, обмен файлами, удобная мобильная версия. Подходит для общения в рамках практически любой команды.

Skype — традиционный инструмент для аудио- и видеосвязи с коллегами, подрядчиками и клиентами, которые живут за границей. Но с юзабилити у него определенно проблемы. Например, чтобы увидеть сообщение во время звонка, нужно вручную открыть соответствующий раздел.

Google Hangouts — менее популярный аналог Skype, который отлично справляется с теми же функциями и реже падает.

Для трекинга времени

Отслеживать время выполнения задач нужно, во-первых, для более точного планирования. Если вы точно знаете, сколько времени ушло на проект, в следующий раз спланировать работу будет проще. Во-вторых, тайм-трекинг помогает реально оценить стоимость различных продуктов и услуг: цена напрямую зависит от вложенных в проект человеческих ресурсов.

Toggl — кроссплатформенный тайм-трекер. Есть возможность работы в команде и шеринга для клиентов. Можно менять workplaces — чтобы отдельно считать время, затраченное на несколько сайд-проектов. Эта функция также полезна для тех сотрудников, которые работают part-time. Автоматически строит аккуратные и наглядные отчеты.

Timely — помимо трекинга времени есть функции планирования и биллинга. Очень удобный интерфейс: сразу видно, на какое время запланированы задачи и сколько еще свободных часов (или минут) у вас осталось. Один минус — с недавнего времени сервис работает только платно. Версия для команды — от $14 долларов за одного юзера в месяц.

primaERP — сервис, объединяющий возможности Toggle и Timely. Система учета рабочего времени и перерывов, удобный тайм-трекинг и наглядное планирование. Есть возможность создавать и выставлять счета, а также контролировать оплату. Для команды до 3 человек — бесплатно. Больше — платно. На стоимость влияет количество пользователей и подключенные для них услуги.

Список можно дополнить разве что сервисами Google: почтой Gmail, сервисом для совместной работы с документами Google Docs, облачным хранилищем Google Drive, органайзером Google Calendar и другими инструментами. Для бизнес-целей стоит выбирать аккаунт G Suite (от $5 в месяц за одного пользователя).

Важно помнить одно: идеальных решений, который подходили бы всем, не существует. Экспериментируйте, изучайте различные инструменты, взвешивайте плюсы и минусы, которые актуальны именно для вашей команды.

И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты. Так найдете свой оптимальный набор инструментов.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации.

Читать также

Лучшие приложения для управления проектами

Эффективная работа в любой команде невозможна без грамотного планирования и координации её участников. Для этого используются разные средства и инструменты, в том числе, специальные программы для управления проектами. Они помогают сделать командную работу прозрачной, понятной для каждого её члена. Помогают сконцентрироваться на главных целях компании и быстрее их достигать, последовательно передвигаясь от этапа к этапу. Визуализируют занятость и результативность исполнителей. Помогают быстро обнаружить «узкие места», из-за которых не удаётся завершить работу по предварительно согласованному графику.

Современное кроссплатформенное программное обеспечение для от российских разработчиков. Объединяет возможности нескольких инструментов и сервисов: таск-менеджера, CRM системы, планировщика. Легко заменяет сразу несколько популярных сервисов: Trello, Todoist и аналогичный софт зарубежного производства. Обеспечивает эффективное взаимодействие между сотрудниками в рамках совместной работы.

Программа подходит для структуризации, делегирования задач и контроля их исполнения. Благодаря удобной системе уведомлений и напоминаний, используя ЛидерТаск, каждый сотрудник будет в курсе всех корректировок рабочего процесса. Своевременно получит важную информацию о появлении новых задач или изменении их статусов. В ЛидерТаск можно формировать списки дел, задания, вести проекты, разделять их на отдельные задачи, подзадачи, перепоручать их выполнение коллегам или подчинённым. Отслеживать прогресс проекта и результативность персонала на досках kanban. Продуктивность каждого исполнителя по задачам можно увидеть на графике.

Преимущества

• Информативный и удобный календарь для любых видов планирования.
• Добавление комментариев, документов, любых других файлов к задачам.
• Корпоративный чат для общения и обсуждения текущих вопросов участниками команды.
• Поддержка основных систем тайм-менеджмента, включая GTD, Agile, Scrum-технологии, принцип Парето, методику Брайана Трэйси.
• Возможность установки ограниченного или персонального доступа к задачам.
• Функции структурирования, фильтрации задач по приоритетности, срокам, участникам.
• Опция «умного поиска», позволяющая быстро найти нужную информацию в системе.

Платформы

• Windows;
• MacOS;
• iOS;
• Android;
• Web.

Тарифы

1. Бесплатный, до 10 проектов и 100 задач;
2. Премиум, с расширенными возможностями — по цене 249 рублей в месяц;
3. Бизнес — стоимостью 379 рублей за сотрудника;
4. Бизнес плюс — за 499 рублей ежемесячно.

2. Trello

Эффективная и современная система для управления задачами и проектами, которую можно настроить в соответствии с потребностями любой компании. Работает по принципу конструктора из отдельных блоков, образующих единый, чётко отлаженный механизм, делающий все рабочие процессы прозрачными, понятными и контролируемыми. Программа помогает эффективно управлять производством, загрузкой персонала, другими аспектами жизни компании. Обеспечивает уникальные пространства и интерфейсы для её подразделений, групп или отдельных сотрудников.

Преимущества

• Продуманные и грамотно реализованные функции планировщика, хроники и аналитики;
• Наличие конструктора отчётов по задачам, пользователям, действиям или проектам;
• Ведение базы клиентов с возможностью экспорта и импорта данных;
• Онлайн-редактирование документации и задач.

Платформы

Тарифы

1. Бесплатный — до 30 дней;
2. Профессиональный – 2 Евро;
3. Бизнес – 3,5 Евро за участника в месяц;
4. Корпоративный – от 5 Евро.

9. Jira

Предельно простой в использовании, адаптивный и удобный для восприятия, сервис для управления проектами, который идеально впишется в деятельность малых и средних предприятий. Возможности софта вполне удовлетворят потребности команды маркетологов, дизайнеров или специалистов HR-отдела. В программе можно создавать, отслеживать задачи, организовывать совместную работу по Agile методике, автоматизировать основные рабочие процессы. Для руководителей в приложении предусмотрена статистика выполнения задач для контроля работы на каждом этапе проекта.

Преимущества

• Совместимость с Янлекс-сервисами;
• Несколько вариантов досок для отображения информации;
• Работа с заявками из почты или форм обратной связи.

Платформы

Тарифы

1. Бесплатно – до 5 пользователей;
2. Платная версия – от 81 рубля за участника.

12. Nifty

Преимущества

• Предельно простой, приятный для восприятия интерфейс;
• Три варианта отображения информации;
• Возможность применения пользовательских тегов для структурирования задач;
• Настройка регулярных и повторяющихся действий в системе.

Платформы

• Mac;
• Android;
• Windows;
• iOS.

Тарифы

1. Старт – 39 дол. в месяц;
2. Профессиональный – 79 дол. ежемесячно;
3. Бизнес – 125 дол. в месяц;
4. Корпоративный – по согласованию сторон.

Заключение

Мы рассмотрели известные и хорошо зарекомендовавшие себя в разных кругах системы управления проектами, которые используют многие современные компании. Какие-то из них больше подходят для небольших команд. Другие могут успешно внедряться в крупные корпорации для улучшения эффективности, автоматизации всех рабочих процессов, поддержания коммуникаций между всеми участниками. При выборе рекомендуем опираться на такие параметры, как защита данных и безопасность, удобство в использовании, информативный и визуально адаптивный интерфейс, а также тарифные планы и стоимость софта. Что касается удобства использования программного обеспечения, то здесь стоит ориентироваться на потребности компании.

LeaderTask – Таск-менеджер для работы в команде и CRM-система ОС Windows, Mac OS, Android, iOS КАТЕГОРИЯ: Офис и бизнес РЕЙТИНГ:

Системы управления проектами: лучшие инструменты и программы

Системы проектного управления (определение часто сокращают до аббревиатуры-понятия «СУП») — эффективный инструмент проектного и командного менеджмента. Они позволяют команде менеджеров в короткие сроки достигать намеченных целей, оптимизировать бизнес-процессы компании на всех этапах создания и методического продвижения товаров или услуг. СУП делят по многим особенностям и различным факторам, но самыми популярными подходами являются ИСУП, КСУП и pmbok.

Таким образом, системы представляют собой онлайн-программы и сервисы, помогающие планировать задачи, составлять рабочие графики, распределять материальные и временные ресурсы, отслеживать эффективность деятельности каждого отдельного специалиста в команде и коллектива в целом.

Топ-10 самых популярных инструментов для управления проектами

На данный момент в сфере projects management существует огромное множество различных приложений: многофункциональных и узконаправленных, сложных и простых, платных и бесплатных, open и closed source, с разным набором инструментов. Компаниям и стартапам не так просто разобраться, какую из них стоит выбрать.

Поэтому мы составили личный рейтинг самых топовых и эффективных программ для проектного управления, выделили их плюсы и минусы, основные возможности, а также не забыли указать тарифы на использование. Выбирайте из списка тот продукт, который вам больше по душе и применяйте с пользой для бизнеса!

1. ЛидерТаск

Уникальный кросс-платформенный планировщик от отечественного разработчика. Подходит для ведения деловой активности компаниям любого масштаба. Выполняет функции стратегического сервиса для управления проектом. Позволяет организовать работу одновременно над большим количеством проектов. Предоставляет возможность создавать и распределять задачи между сотрудниками, устанавливать сроки, контролировать выполнение. С легкостью заменяет собой сразу несколько популярных сервисов — Trello, Microsoft To-Do и Todoist.

Основные возможности:

• составление списков, чек-листов, меток и планов, раздача поручений, управление задачами, контроль выполнения проектов;
• CRM-система и Kanban-доски;
• напоминания и уведомления;
• сортировка и фильтрация;
• учет задач на каждый день, неделю, месяц;
• электронный корпоративный ежедневник;
• работа на платформах Android, iOS, Windows, Mac OS, web;
• синхронизация заданий между ПК, ноутбуком, мобильным устройством;
• кастомизация настроек.

Плюсы:

• встроенный календарь;
• возможность комментирования задач;
• реализация контроля времени и эффективности — представлена по методике Agile, Scrum, Prince 2, GTD, принципу Парето, системой управления временем Брайана Трейси;
• умные уведомления;
• интеллектуальный поиск;
• корпоративный чат;
• обеспечение индивидуальным доступом к задачам;
• оффлайн-доступ.

Недостатки:

• нет доступной синхронизации по IMAP в почтовом клиенте.

Цены:

• бесплатный (для начинающих) — 0 рублей;
• премиум (для профессионалов) — от 217 рублей за человека в месяц;
• бизнес (для команд) — от 331 рубля за человека в месяц.

Предлагаются специальные условия для научных и образовательных учреждений, НКО. Есть бесплатный тестовый период софта — от 7 суток, он обговаривается с компанией индивидуально.

2. GanttPro

Многофункциональная платформа, работающая в данном направлении еще с 1999 года, является универсальным продуктом. Успешно объединяет проектную работу с коммуникацией и ведением бизнеса, помогает управлять деятельностью фирмы.

Основные инструменты:

• доска объявлений для публикации обновлений и сбора обратной связи;
• обзор важных функций задач и их системных статусов;
• расписание с датами и сроками;
• хранилище для документов и иных файлов.

Плюсы:

• hill charts — собственный формат визуализации отчетности;
• наличие онлайн-чата;
• автоматические чек-ины;
• работа на большинстве известных платформ — веб, Windows, MacOS, iOS, Android.

Минусы:

• мало интеграций с внешними сервисами и приложениями.

Цены:

• персональный тариф — бесплатно;
• бизнес-тариф — 99 долларов в месяц.

Есть бесплатный пробный период для платного тарифа.

9. Wrike

Серьезная система проектного управления для корпораций, крупных команд и масштабных проектов. Идеально вписывается в деятельность коллективов, которые занимаются сразу большим количеством подпроектов, задач, подзадач и списков дел. Подходит для планирования в коллективе.

Основные возможности:

• управление корпоративными проектами, удаленной работой;
• конструктор отчетов;
• графики рабочей загрузки;
• гостевые пользователи.

Плюсы:

• искусственный интеллект;
• готовые шаблоны проектов;
• высокий уровень безопасности данных;
• параллельное и массовое редактирование задач.

Минусы:

• только онлайн-доступ.

Цены:

• free — 0 долларов;
• professional — 9.80 долларов за участника в месяц;
• business — 24.80 долларов;
• enterprise — стоимость для офисов компаний обговаривается персонально (крупным командам);
• pinnacle — стоимость обговаривается индивидуально (командам с серьезными рабочими потребностями).

Также предлагаются особые условия для отделов маркетинга и коллективов, оказывающих профессиональные услуги. На все платные тарифы есть пробный тестовый период — 14 суток.

10. Jira

Основные инструменты:

• настраиваемые фильтры;
• документооборот;
• дорожные карты;
• использование средств SCRUM-методологии и канбан-досок;
• использование метода agile-отчетов;
• мобильные приложения;
• доступ к API.

Плюсы:

• назначение дедлайнов, контроль выполнения целей;
• детальные отчеты и сводки;
• специальные модули для разных команд;
• установка правил автоматизации для продуктов и интеграций;
• огромное количество готовых шаблонов, которые помогают упростить рабочий процесс;
• облачная и серверная версии.

Минусы:

• нет возможности вести журнал событий;
• наличие анонимного доступа к системе.

Цены:

• free — бесплатно для команд до 10 участников;
• стандарт — 7.50 долларов за участника в месяц;
• премиум — 14.50 долларов за пользователя;
• enterprise — стоимость для группы рассчитывается персонально.

Платные тарифы подразумевают бесплатные тестовые периоды от 7 суток.

Заключение

Решение по внедрению СУП в компанию — не всегда приятное и легкое занятие. Наоборот, оно может обернуться головной болью для команды. Поэтому не забудьте после выбора и покупки продукта провести информационное обучение для коллектива по средствам управления проектами, с пониманием и терпением отнеситесь к периоду адаптации.

Также старайтесь не внедрять сложную программу, если сотрудники не слишком подкованы в технической части. Выбирайте современные продукты с русскоязычным интерфейсом, понятным дизайном и только необходимым автоматизированным функционалом. В этом случае большинства проблем удастся избежать без труда: в результате повышается производительность и эффективность работы! Удачи!

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

При подготовке материала использовались источники: