Возможности системы «е1 Евфрат»

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов), автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/Proccess Management – управление эффективностью бизнеса). В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Электронный документооборот

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• договоры;
• служебные записки.

• Работа с первичными бухгалтерскими документами.
• Автоматизация процессов согласование оплат.
• Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.
• Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.
• Интеграция справочников контрагентов для 1С.
• Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
• Открытый API для интеграции с учетными системами.

• Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
• Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);
• Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;
• Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
• Создание отчетов и аналитических справок;
• Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

• Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.
• Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных.
• Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;
• Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;
• Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;
• Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;
• Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);
• Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;
• Удобная система обработки новых обращений.

• Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;
• Импорт и экспорт отчетных форм;
• Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;
• Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;
• Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;
• Возможность использования графических объектов и диаграмм;
• Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

• Регистрация документа в указанном потоке;
• Автоматическая постановка документа на маршрут;
• Автоматическая постановка на контроль исполнения;
• «Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;
• Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;
• Отправка письма по внутренней почте;
• Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;
• Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;
• Создание связи между документами (указание связанных документов);
• Создание подпоручений и дочерних согласований;
• Присоединение файлов к любому документу комплекса;
• Автоматическое снятие документов с контроля.

Программа евфрат документооборот что это

Система ЕВФРАТ-Документооборот, разработанная компанией Cognitive Technologies Ltd, предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности :

1. регистрация документов
2. перемещение электронных документов между сотрудниками
3. согласование документов
4. контроль прохождения документов и исполнения связанных с ними поручений и согласований
5. осуществлять поиск документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов
6. создание и использование маршрутов поручений и согласований
7. обмен электронными сообщениями между сотрудниками
8. гибкая настройка форм регистрационных карточек документов
9. создание и использование любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы
10. создание разного вида отчетов по документообороту
11. электронная архивация документов и управление архивом
12. криптографическая защита документооборота в системе
13. настройка и использование электронной цифровой подписи в документообороте

Система ЕВФРАТ – выполнена по технологии клиент -сервер и основана на использовании иерархической СУБД «Ника». Это позволяет достаточно просто описывать структуру любой предметной области без добавления лишних сущностей и легко интегрироваться с современными Web-технологиями.

Открытый программный интерфейс API 1 позволяет легко разрабатывать новые модули для системы компаниям интеграторам . При необходимости система ЕВФРАТ – может быть реализована на платформах Oracle, MS SQL, DB/2.

Система ЕВФРАТ – состоит из ряда взаимосвязанных программ : программа ЕВФРАТ-Документооборот, Сервера Документооборота , программы Архивариус , Сервера Архивариуса, программы Настройка ЭЦП, а также блока Администрирования.

Пред.	Уровень выше	След.
18.2. Архитектура, основные компоненты	Начало | ToC	18.4. Документы

Программа евфрат документооборот что это

«ЕВФРАТ-Документооборот» — первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения.

Система ЕВФРАТ позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

· создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

· проектирование типовых маршрутов движения документов.

Система ЕВФРАТ имеет клиент – серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Архитектура системы ЕВФРАТ

Система «Евфрат-документооборот» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

· Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

· Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

· Оптимизация движения документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Преимущества системы ЕВФРАТ:

· Для установки и эксплуатации системы ЕВФРАТ не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

· Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

· Система ЕВФРАТ обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

· Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

· В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

· Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

· Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

· Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

· Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

· Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

· Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

· Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

· Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор»

· Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы ЕВФРАТ.

Таким образом, автоматизированная система «Евфрат-Документооборот» помогает создать единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.

При подготовке материала использовались источники:
https://studfile.net/preview/1713641/page:2/
http://enisey.name/umk/is/ch18s03.html
https://studbooks.net/1268576/menedzhment/printsip_raboty_evfrat_dokumentooborot_organizatsii