Office 365. Что это и с чем есть? Часть 1

Итак, прошел год с момента начала продаж Office 365 в партнёрском канале в Российской Федерации. За этот период я встречался с разными людьми и слышал разные мнения об этом продукте. От «Я не понимаю, кому он нужен. Держать данные в облаках это дико» до «Я чувствую нереальный потенциал этого продукта, но в нем сложно разобраться» и «Это действительно крутая и удобная вещь». Но большинство задавалось вопросом «А что это?», «Что значит облачный офис? А смогу ли я сохранять документы на своем компьютере?» и т.д. В этой и, надеюсь, последующих статьях я постараюсь ответить на многие из этих вопросов и поделиться своей точкой зрения на Office 365 и своим опытом его использования.

Что же все-таки такое Офис 365? Майкрософт говорит: «Это Office 2013 Professional Plus и набор облачных сервисов корпоративного класса».

Что это значит? Это значит, что Офис 365, на мой взгляд, конструктор. В этом конструкторе есть несколько кирпичей:
1. Обычный, привычный, всем знакомый Microsoft Office 2013. Лицензия позволяет устанавливать его на 5 компьютеров и еще 5 смартфонов, планшетов… Один раз в месяц Ваш офис будет стучаться в сетевые карты серверов Microsoft и проверять свою лицензию. Не достучится – перестанет редактировать документы.
2. Хранилище SkyDrive Pro (скоро будет OneDrive) c 25 гигабайтами свободного места. Туда вы можете закачивать свои документы и давать доступ коллегам, друзьям. И еще одновременно работать над ними. В том числе и в браузере.
3. Это классная штука «Офис по запросу». Нужна, если вы вдруг попали за компьютер, где нет никакого офиса, а есть интернет. Можете скачать несколько десятков мегабайт и поработать в привычном Word или Excel или Power Point и т.д. Через час после окончания работы он автоматически удалит себя с компьютера.
4. Электронная почта с 50 гигабайтами свободного места под почтовый ящик.
5. Планировщик задач и календарь
6. Совершенно замечательный сервис видеоконференций Lync Online. Он круче скайпа. Вы можете записать свою беседу и презентацию, а еще можно устроить сеанс видеосвязи с теми у кого нет нкакого линка, можно провести вебинар. Туда же встроена возможность показывать свой экран и разрешать к нему доступ.
7. SharePoint online. На нем вы можете быстро сделать всякие сервисы утверждения командировок, договоров. Прикрутить красивые панельки с отчётностью и многое другое. Про него можно рассказывать долго и много
8. Это программы для управления проектами и CRM система…
Так вот, Вы можете купить всё это сразу, а можете по отдельности. Попробовали – понравилось – заплатили за год – не понравилось – отказались. Появилось больше пользователей – доплатили, стало меньше – произвели перерасчет.

И вот этот самый факт очень сильно вводит в смущение многих людей – «Как так, почему я буду за это платить каждый месяц/год? Я лучше куплю и пусть у меня будет!». Вообще многих людей ввергает в священный ужас тот факт, что за ПО вообще надо платить. Не будем спорить или подробно раскрывать тему платного/бесплатного/пиратского ПО, также не будем производить детальное сравнение стоимости покупки и подписки. Эта тема очень большая, и мы обязательно раскроем ее позднее.

Сейчас я хотел бы остановиться на том, какие плюсы и минусы имеет Office 365.
Для начала о неприятном:
1. Нужно платить каждый месяц/год – это риск в случае возникновения финансовых проблем оказаться без рабочих инструментов. Но с другой стороны это плановые затраты, которые прогнозируемы. Есть риск, точнее страх, что Microsoft может резко взвинтить цены на Office 365… Вероятность этого на мой взгляд очень небольшая.
2. Почта/портал/видеоконференции зависят от интернет-канала. Да, это так. Поэтому, если у вас проблемный интернет-канал и очень велика значимость внутренней переписки, а все сотрудники находятся в одном офисе – имеет смысл использовать локальные решения. А вот если у Вас распределенная компания, то Office 365 позволит работать всем, кроме того офиса, в котором отвалился интернет. Такой вот двойственный «недостаток»
3. Данные хранятся на серверах Microsoft. Ваша организация работает с государственной тайной? Вы производите уникальную продукцию, аналогов которой нет в мире? Требуется сертификация по 152-ФЗ?
Скажите, а Вы давно проводили аудит информационной безопасности в своей организации? Ни один из Ваших пользователей не использует пароли – Qwerty123, 12345? Вы используете DLP системы и уверены, что ни один из Ваших сотрудников вчера не слил базу контактов конкурентам? Это я к чему… Ни одна система не поможет обеспечить 100% защищенность Ваших данных, и Office 365 не является исключением. Перед тем как принимать решение о том, что Office 365 не подходит Вам потому что хранить данные на серверах Microsoft небезопасно, стоит провести аудит угроз информационной безопасности Вашего предприятия. Ну и напоминаю, что офисные приложения из пакета Office 365 ProPlus не хранят ничего на серверах MS.
4. Office 365 имеет ограничения функционала по сравнению с локальными серверными продуктами. Да, ограничения есть. Да, это в каких-то конкретных случаях недостаток. Если этот случай Ваш – значит Вам Office 365 не подходит.

А теперь о приятном:
1. Office 365 позволяет устанавливать офисные приложения на 5 компьютеров и еще пять смартфонов и планшетов. Поможет серьезно сэкономить, если Ваши сотрудники работают с несколькими компьютерами/смартфонами.
2. Office 365 позволит работать с документами/почтой везде, где есть интернет. Да, это так. Если Вы боитесь за безопасность данных при этом – см. пункт № 3 про безопасность.
3. Office 365 синхронизирует настройки между разными устройствами. Это очень удобно для тех, кто привык работать в дороге или делает часть работы из дома.
4. Office 365 поможет Вам предоставить своим сотрудникам работать из дома без кучи проблемных настроек.

В завершении хочу сказать, что Office 365 не лишен недостатков, иногда офисные приложения подвисают, периодически возникают проблемы с облачными приложениями, остается открытым вопрос о границах применения с точки зрения информационной безопасности. Не всегда использование подписок экономически оправдано. Но в целом это зрелый и стабильный продукт, который позволяет делать Вашу работу качественно и быстро.

Главное, что нужно четко понимать, зачем Вам нужен тот или иной продукт? Что он Вам дает, и сколько будет стоить его использование. К сожалению, на эти моменты обращают внимание далеко не все. Сказываются времена, когда любой софт можно было скачать или купить на диске в переходе. Тогда мы брали сразу максимальную версию, а потом использовали возможности в лучшем случае на 10%… До встречи в следующих статьях.

Отличия версий Microsoft Office 2016

Visio – векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и for 365 и поставляется как отдельно, так и в составе соответствующих редакции MSO.
MSO 2016 – это набор офисных программ, численный состав, которых зависит от купленной редакции.
Ключевые изменения MSO 2016 затронут интерфейс, внедрена более тесная интеграция с Интернетом, в частности, онлайн-проверка правописания, возможность работы с поисковыми системами напрямую из офисных программ, упрощённый обмен файлами через облачные ресурсы, простой доступ к возможности одновременного редактирования документа несколькими редакторами с разных компьютеров и т. п.
Программный состав редакции:
Office Home&Business 2016 (коробочная версия)
1) Word
2) Excel
3) PowerPoint
4) Outlook
5) OneNote
Право использования предыдущих версий (downgrade rights): НЕТ
Право использования следующих версий (upgrade rights): НЕТ
Без права передачи
Установка на 1 ПК

Office Professional 2016 (коробочная версия)
1) Word
2) Excel
3) PowerPoint
4) Outlook
5) OneNote
6) Publisher
7) Access
Право использования предыдущих версий (downgrade rights): НЕТ
Право использования следующих версий (upgrade rights): НЕТ
Без права передачи
Установка на 1 ПК

Office Standard 2016 (корпоративная лицензия)
1) Word
2) Excel
3) PowerPoint
4) Outlook
5) OneNote
6) Office Web Applications
7) Publisher
Групповые политики, Служба терминалов
Право использования предыдущих версий (downgrade rights): ДА
Право использования следующих версий (upgrade rights): ДА, при покупке SA
С правом передачи
Установка на 1 (+1+1) ПК

Office Professional Plus 2016 (корпоративная лицензия)
1) Word
2) Excel
3) PowerPoint
4) Outlook
5) OneNote
6) Office Web Applications
7) Publisher
8) InfoPath
9) Lync
10) Access
Групповые политики, Служба терминалов Compliance, архивирование; Бизнес-аналитика; Enterprise Voice
Право использования предыдущих версий (downgrade rights): ДА
Право использования следующих версий (upgrade rights): ДА, при покупке SA
С правом передачи
Установка на 1 (+1+1) ПК

P.S. Следует отметить, что кроссплатформенный и бесплатно распространяемый офисный пакет с открытым исходным кодом LibreOffice 5 тоже имеет внушительный набор программ:
1) Writer (альтернатива Word)
2) Calc (альтернатива Excel)
3) Impress (альтернатива PowerPoint)
4) Draw (графический редактор)
5) Math (редактор математических формул)
6) Base (альтернатива Access)
Интегрированна возможность работать с сетевыми папками и документами. В отличии от коммерческого проприетарного MSO все это без необходимости покупки лицензии и с правом установки на неограниченное количество ПК.

Лицензирование для “чайников”: Microsoft Office 2019

01.06.2019 Microsoft Office – офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple macOS. Office 2019 – текущая версия офисного пакета, следующая за Microsoft Office 2016. Эта версия Microsoft Office стала доступна 24 сентября 2018 года для Windows 10 и macOS. Office 2019 уже не поддерживает Windows 7 и Windows 8.1

Какие приложения входят в состав Microsoft Office 2019?

• Word – производительный текстовый процессор с расширенными возможностями для создания и форматирования документов.
• Excel – табличный процессор для создания отчётов, анализа информации, вариантов развития и тенденций, поддерживающий богатый инструментарий для визуализации данных.
• PowerPoint – генератор динамичных развёрнутых презентаций с высоким разрешением, поддержкой переходов, анимации, интеграцией аудио и видео материалов.
• OneNote – приложение для хранения заметок с продвинутыми возможностями навигации и организации данных, позволяющее организовать удалённый доступ к записным книжкам и обмениваться сведениями через веб-браузер или со смартфона.
• Outlook – почтовый клиент для удобного управления сообщениями электронной почты с усовершенствованным набором инструментов, встроенной системой поиска и поддержкой веб-сервисов.
• Publisher – приложение для создания бизнес-публикаций и маркетинговых материалов высокого качества без помощи профессиональных дизайнеров.
• Access – реляционная интерактивная СУБД с улучшенной логикой программирования, интеграцией с каталогом бизнес-данных (BDC, Business Data Catalog), веб-базами и шаблонами.
• InfoPath – решение для сбора данных и разработки различных динамических форм.
• Skype for Business Client.
• Office Online (ранее Office Web Apps) – онлайн-пакет офисных приложений, который позволяет пользователям создавать и редактировать файлы, используя облегченные веб-версии приложений Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote. Помимо этих приложений в пакет входят Sway, Outlook.com, OneDrive, приложения Люди и Календарь..

Остальные пакеты (такие, как Microsoft Office Standard 2019, Office для дома и бизнеса 2019, Office Профессиональный 2019) содержат некоторые из перечисленных выше программ. Подробнее вы можете посмотреть в статье Сравнение выпусков Microsoft Office 2019.

Кроме того, к семейству Microsoft Office относятся:

• Visio – приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами – позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.
• Project – управление проектами.

Выбор варианта поставки

Лицензии Office 2019 являются бессрочными (постоянными). Кроме того, есть подписка Office 365, которую можно приобрести на ограниченный период времени – месяц или год.

Постоянные лицензии Office 2019

В названиях этих лицензий присутствует номер версии – Office 2019. Они доступны в следующих вариантах:

1. Коробочная лицензия (FPP).
2. Электронные ключи (ESD).
3. Корпоративные лицензии (Open License, Open Value и т.д.).

Рассмотрим достоинства и недостатки каждого варианта.

Коробочная лицензия

Возможно использование как дома, так и в организации. За исключением пакета “Office Home and Student (для дома и учебы)”, который не предназначен для коммерческого использования.

Достоинства:
Простое лицензирование. Одна версия для двух ОС – Mac и Windows 10. Если коробка есть в наличии у продавца, то срок поставки минимален. Цена включает НДС. Лицензии не именные, их можно передать (или продать) другой организации, но не более одного раза.

Недостатки:
Коробочная лицензия дает право использования только одной версии программы – той, что в коробке. Нет права downgrade. Нельзя устанавливать на сервер и запускать при терминальном доступе к серверу. Нельзя использовать на компьютерах, сдаваемых в аренду.

• Office Home & Student (для дома и учебы) 2019
• Office Home & Business (для дома и бизнеса) 2019

Электронный ключ

В интернет-магазинах партнеров Microsoft можно приобрести электронные ключи Office 2019 и скачать соответствующие дистрибутивы. Эти лицензии соответствуют коробочным версиям.

Корпоративная лицензия

Возможно использование только в организации.

Достоинства:
Электронная доставка в течение 5 дней с момента размещения заказа. Ключи многократной установки (VLK). Есть возможность легального использования предыдущих версий – downgrade. Вместе с корпоративной лицензией можно оплатить участие в программе Software Assurance, которая предоставляет бесплатный переход на новые версии программного обеспечения.

Недостатки:
Сложная схема лицензирования. Лицензии именные, их нельзя передать другой организации.

Примеры лицензий:

Наименование	Комментарий
Office Стандартный 2019, один язык / OfficeStd 2019 Single OLV NL	Корпоративная лицензия Office стандартный 2019 для Windows
Office Mac Стандартный 2019, один язык / OfficeMacStd 2019 Single OLV NL	Корпоративная лицензия Office стандартный 2019 для Mac
Office Профессиональный плюс 2019, один язык / OfficeProPlus 2019 Single OLV NL	Корпоративная лицензия Office профессиональный плюс 2019 для Windows

Выбор между коробочными и корпоративными лицензиями Microsoft Office 2019 облегчается тем, что каждая редакция пакета представлена только одним видом лицензий.

Что такое Office 365?

Microsoft Office 365 – это сервис, предоставляемый пользователям компанией Microsoft на платной основе. Для доступа к нему необходимо вносить ежемесячные или ежегодные платежи. Пользователи получают доступ к полному пакету Office в “облаке”, а также могут скачать последнюю версию Office и установить ее на свои компьютеры.

В названии сервиса не содержится номер версии пакета, т.к. пользователям предоставляется доступ к текущей версии Office, актуальной на момент использования сервиса. Как только заканчивается оплаченный период, пользователь отключается от сервиса и теряет право использования установленных у себя экземпляров Office.

Лицензии Office 365 доступны в тех же формах поставки, что и бессрочные лицензии Office 2019 для Windows и Mac:

1. Коробочная лицензия (FPP).
2. Электронные лицензии (ESD).
3. Корпоративные лицензии (Open License, Open Value и т.д.).

Но лицензии Office 365 ограничены во времени. Как правило, они продаются в виде подписки на 1 год.

• Описание Office на сайте Microsoft
• Сравнение различных выпусков Office 365 на сайте Microsoft

Принципы лицензирования

Microsoft Office 2019 и входящие в него настольные приложения лицензируются “на устройство”. Необходимо приобрести лицензию на каждое устройство, к которому обращается или которое использует программное обеспечение (в локальном режиме или через сеть). Такое устройство называется “лицензированным устройством”. Вместо использования программного обеспечения на лицензированном устройстве вы можете установить и использовать его в одной виртуальной аппаратной системе. Компоненты Microsoft Office лицензируются все вместе как единый продукт, не разрешается отделять компоненты и устанавливать их на других устройствах.

Использование Office 2019 в терминальном режиме

При использовании в терминальном режиме требуется корпоративная лицензия Office для каждого устройства. ESD-лицензии и коробочные версии не подходят. Версия лицензии на устройстве должна быть не ниже версии продукта на сервере терминалов.

Лицензирование Office 365

В отличие от Office 2019, Office 365 лицензируется “на пользователя”. Лицензия для 1 пользователя распространяется на 5 PC или MAC + 5 мобильных устройств.

• Лицензирование для “чайников”: Microsoft Windows 10
• Как читать прайс-лист Microsoft

При подготовке материала использовались источники:
https://habr.com/ru/sandbox/79035/
https://otvet.mail.ru/question/187833462
http://www.softmark.ru/news/articles/detail.php?ID=98396