О системе DIRECTUM

DIRECTUM – ECM-система (Enterprise Content Management, система электронного документооборота и управления взаимодействием), нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности. Систему использует более 2 100 российских компаний в 11 отраслях.

DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разработан широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

DIRECTUM: Управление договорами. Подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа визирования, контроль полномочий, утверждение ЭЦП; контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров; формирование отчетности.

DIRECTUM: Классическое делопроизводство. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней/входящей/исходящей документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности.

DIRECTUM: Управление совещаниями. Организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.

DIRECTUM: Финансовый архив. Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.

DIRECTUM: Проектный документооборот. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта.

DIRECTUM: Согласование счетов на оплату. Формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих, ввод и регистрация счетов, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему.

Эффект от внедрения

DIRECTUM — это гибкая и мощная система электронного документооборота, в основу которой заложены простые принципы. Благодаря открытости, доступности и широкому функционалу система DIRECTUM является отличным средством создания ECM-инфраструктуры предприятия, решая задачи управления контентом, управления бизнес-процессами, организации взаимодействия сотрудников.

В целом система DIRECTUM реализует комплексный подход к реализации полного цикла работы с информацией и процессами для решения различных бизнес-задач в сложных ИТ-ландшафтах. Построение цельного здания ECM-инфраструктуры – важная задача, однако зачастую обстоятельства не позволяют заказчикам реализовать комплексный проект в области внедрения системы электронного документооборота.

При внедрении бизнес-решения не ставится цель комплексного охвата всего предприятия. Благодаря этому подход, ориентированный на внедрение бизнес-решений, получает ряд преимуществ.

Понятная цель и видимый эффект

Внедрение бизнес-решения дает результат, понятный участникам проекта и руководству. В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать стоимостной эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам.

Короткие сроки внедрения

Благодаря тому, что число решаемых задач меньше, а область приложения усилий конкретнее, внедрение проходит легче и результат достигается быстрее.

Высокое качество

Бизнес-решения отличаются высокой готовностью к использованию и проработанностью: входящие в состав технические решения, методические материалы и технология консалтинга и внедрения разрабатываются на основе большого опыта и учитывают все особенности охватываемых бизнес-задач.

Низкие риски

Высшее руководство и вовлекаемые сотрудники напрямую заинтересованы в результате внедрения бизнес-решения. Опыт интегратора и высокая проработанность бизнес-решения вкупе с большей заинтересованностью сотрудников снижают риски проекта.

Выстраивание единой системы

Бизнес-решения основаны на единой инфраструктуре DIRECTUM. Поэтому все решения прекрасно дополняют друг друга, формируя последовательно наращиваемую целостную систему управления бизнесом.

Эффект от внедрения бизнес-решений

При внедрении комплексной СЭД среди других особенно выделяется проблема оценки эффекта от внедрения. И если общий “оздоравливающий” эффект обычно определяется, выражаясь в повышении безопасности, прозрачности и целостности документооборота в организации, то прямое влияние на затраты или доходы организации практически не поддается количественному измерению.

В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать бизнес-эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам. Опыт нашей работы доказывает возможность достижения конкретных результатов при внедрении бизнес-решений.

Так, при внедрении бизнес-решения “DIRECTUM: Финансовый архив” стоимость подготовки к налоговым проверкам сокращается в 7-12 раз, а количество выемок оригиналов документов из архива документов – на 90%. Стоимость ввода данных из первичных документов уменьшается в 3-10 раз.

Внедрение бизнес-решения “DIRECTUM: Управление договорами” сокращает длительность процесса подготовки и согласования договоров минимум в 3-5 раз, в 2 раза уменьшает среднее количество итераций согласования, снижается количество негативных договорных инцидентов в 4-7 раз. В целом это уменьшает стоимость процесса в 1.5-3 раза.

При внедрении бизнес-решения “DIRECTUM: Управление совещаниями” средняя длительность согласования одного протокола сокращается в 2-3 раза, с 4-7 дней до 6-12 часов. Количество отмененных совещаний по причине отсутствия ключевых участников уменьшается на 30-40%, процент невыполненных резолюций в срок – на 45-75%.

Возможности Directum

Базовый модуль системы Directum. Мощный механизм BPM//workflow позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций и упрощает взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ. Процессы могут быть строго регламентированными и простыми. Доступны инструменты моделирования и исполнения процессов.

Управление бизнес-процессами

Базовый модуль системы Directum. Мощный механизм BPM//workflow позволяет автоматизировать бизнес-процессы организаций и упрощает взаимодействие между сотрудниками в рамках совместных работ. Процессы могут быть строго регламентированными и простыми. Доступны инструменты моделирования и исполнения процессов.

Интеллект в ECM

Directum Ario – набор интеллектуальных сервисов, в основе которых лежат алгоритмы машинного обучения. Решение без участия пользователя выполняет рутинные операции: распределение потока входящих документов, заполнение реквизитов при регистрации, сравнение версий. С использованием сервисов Ario реализовано решение Smart Search – умный поиск.

Делопроизводство

Позволяет автоматизировать процессы делопроизводства в компании: упрощает ведение номенклатуры дел, работу с внутренней, входящей и исходящей документацией, обеспечивает контроль исполнения поручений и позволяет формировать отчетности.

Долговременный архив

Комплексная система для управления бумажным и электронным архивом организации. Решение позволяет централизованно хранить документы любого вида в течение срока, установленного законодательством РФ, гарантируя юридическую силу документов в течение всего срока хранения.

Управление договорами

Закрывает все этапы работы с договорами: подготовка проекта документа, согласование, утверждение и подписание ЭП, контроль возврата и исполнения обязательств. Обеспечивает хранение договоров и связанных с ним комплектов документов.

HR-процессы

Обеспечивает работу как с бумажными, так и с электронными кадровыми документами на всех этапах: подбор персонала, прием сотрудников на работу, изменение условий труда, оформление заявлений сотрудниками.

Финансовый архив

Позволяет работать как с электронными, так и с бумажными первичными учетными документами. На базе решения формируется единое хранилище первичных документов для подготовки к налоговым проверкам и проведения сверок с контрагентами.

Управление совещаниями

Оптимизирует все этапы процесса: подготовка и согласование повестки, даты проведения встречи и состава участников, ведение и последующее утверждение протокола, рассылка поручений и контроль исполнения.

Управление закупками

Помогает планировать закупки организации и готовить конкурсную документацию. В цифровой вид переводится процедура рассмотрения заявок, упрощается формирование отчетности.

Мобильные решения

Функциональные ECM-приложения для смартфонов и планшетов позволяют работать удаленно и обеспечивают непрерывность бизнес-процессов компании. Решение Directum Solo создано под задачи руководителей, а Directum Jazz – для широкого круга пользователей.

При подготовке материала использовались источники:
https://www.avis-expert.ru/directum/
https://www.tanais.ru/platforms/directum/vozmozhnosti-directum/