Как просмотреть контакты в Outlook Просмотр адресной книги.

Данные о людях, с которыми вы контактируете каким-либо образом можно хранить в контактах Outlook. Папка “Контакты” в Outlook обеспечивает возможность хранить не только адреса электронной почты и телефоны контактов, но и дни рождения, годовщины, почтовые адреса, адреса web-узлов, организации, должности, изображения и др.

Как просмотреть контакты в Outlook?

Для того, чтобы просмотреть контакты в Outlook 2007, необходимо зайти в меню Переход и выбрать пункт Контакты, либо нажать сочетание горячих клавиш Ctrl+3.

Контакты в Outlook можно просматривать в виде визитных карточек, адресных карточек, списка телефоном и так далее, текущее представление контактов можно настроить в соответствии со своими предпочтениями.

Как посмотреть адресную книгу в Outlook?

Адресная книга – это книга, в которой хранятся адреса электронной почты. Открыть и просмотреть адресную книгу Outlook можно разными способами, например, кликнуть на кнопку с изображением книги в стандартной панели инструментов, либо зайти в меню “Сервис” и выбрать пункт “Адресная книга”. Можно также воспользоваться сочетанием горячих клавиш Ctrl+Shift+B.

Следует заметить, что в адресной книге отображаются только те контакты, у которых заполнено поле “Электронная почта”. Если этот параметр у контакта не заполнен, то в адресной книге он не отображается. Адресная книга в Outlook 2007 выглядит следующим образом:

Удалять контакты, создавать, а также экспортировать и импортировать их можно как стандартными средствами Outlook, так и с помощью макросов VBA.

Другие материалы по теме:

• Как удалить дубликаты контактов из Outlook?
• Как удалить контакты из адресной книги Microsoft Outlook? Выборочное удаление контактов макросом VBA
• Как добавить отправителя письма в контакты Outlook
• Перенос контактов в Outlook из Excel
• Как создать контакт в Outlook? Создание контакта макросом VBA

Раздел Люди в Outlook

Для начала работы с календарем в Outlook необходимо в области навигации кликнуть на Люди.

Данные раздел представляет собой адресную книгу.

Управление списком контактов осуществляется на следующи вкладках:

Вкладка Главная содержит основные команды, необходимые для работы с разделом Люди.

Вкладка Отправка и получение – неизменно во всех разделах Outlook.

Вкладка Папка – расширенные функции для работы с адресной книгой.

Вкладка Вид – способ отображения ваших контактов.

Создание контакта в Outlook

Для того, чтобы добавить новый контакт в адресную книгу Outlook необходимо на вкладке Главная выбрать Создать контакт.

В появившемся окне необходимо заполнить поля.

Outlook позволяет для одного контакта указать несколько адресов электронной почты, номеров телефонов, а также добавить фотографию.

Для заполнения дополнительных сведений необходимо нажать кнопку Подробности в группе Показать.

После заполнения полей необходимо нажать кнопку Сохранить и закрыть в левом верхнем углу.

Редактирование контактов в Outlook

Созданный ранее контакт можно при необходимости изменить.

Для этого кликните по контакту правой кнопкой мыши и нажмите Изменить контакт.

В открывшемся окне внесите недостающие сведения и сохраните изменения:

Способы отображения контактов в Outlook

Выбрать необходимый способ отображения контактов можно в разделе Люди на вкладке Главная – Текущее представление:

В представлении Люди отображается только имя и изображение контакта:

В представлении Визитная карточка отображается более подробная информация о контактах:

В представлении Карточка отображаются карточки в более компактном виде:

Представление Телефон показывает подробную информация о номерах телефонов контактов:

В представлении Телефон контакты выводятся в виде списка:

Адресные книги в Outlook

Помимо создания контактов в Outlook можно создавать различные адресные книги, что позволяет отделить одни контакты от других (например, разделить клиентов и поставщиков).

Для создания новой адресной книги выберите Создание папки и в качестве содержимого папки укажите Элементы типа Контакт.

Созданная адресная книга появится в разделе Люди.

Перемещение контактов между адресными книгами можно осуществить путем перетаскивания.

Импорт контактов в Outlook

Не обязательно создавать контакты в Outlook вручную. Если ранее вы использовали другую программу, данные из нее можно импортировать в Outlook.

Для этого необходимо выбрать: Файл – Открыть и экспортировать – Импорт и экспорт

В открывшемся окне вы сможете выбрать, какого рода данные вы хотите импортировать:

• из другой программы или файла;
• из VCARD (.vcf).

Далее необходимо выбрать файл (файлы) с контактом и следовать подсказкам помощника по импорту.

Экспорт контактов из Outlook

Если вы хотите архивировать или перенести контакты Outlook в другую программу, воспользуйтесь Мастером импорта и экспорта.

Для этого необходимо выбрать: Файл – Открыть и экспортировать – Импорт и экспорт – Экспорт в файл

Далее необходимо следовать подсказкам помощника по экспорту.

Расписание ближайших групп:

Как правильно работать с адресной книгой в Microsoft Outlook

Кроме использования адресной книги для адресации сообщений в ней можно искать имена и другие сведения, например, месторасположение офиса или номера телефонов, введя имя в поле «Найти контакт» панели инструментов Стандартная. При первом открытии адресной книги отображается адресная книга по умолчанию (обычно – глобальный список адресов). Можно изменить адресную книгу по умолчанию и установить другие параметры адресной книги, например, задать очередность выделения адресов при отправке сообщения, а также место для хранения частных адресов. В адресной книге могут отображаться несколько типов книг.

Глобальный список

Глобальный список адресов включает все имена и адреса электронной почты сотрудников организации. Адресная книга создается и обслуживается администратором сервера Microsoft Exchange, соответственно, для работоспособности данной функции требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Она также может содержать глобальные списки рассылки и адреса электронной почты общих папок. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе элементов списка Источник адресов из группы «All Address Lists». Глобальный список адресов может быть загружен для автономного использования.

Адресная книга Microsoft Outlook и контакты

Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содержит элементы папки «Контакты» для которых содержатся сведения в полях «Электронная почта» или «Факс». Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения «Контакты» в списке Источник адресов. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты Microsoft Outlook обеспечивают большую гибкость и возможности настройки, чем личная адресная книга. Например, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины, адреса webузлов и другие настраиваемые сведения. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в автономном режиме. При создании дополнительных папок контактов можно установить параметры для каждой папки с целью ее использования в качестве части адресной книги Microsoft Outlook.

Личная адресная книга

Личные адресные книги больше нельзя создавать при помощи Microsoft Outlook. Личная адресная книга представляет собой создаваемые и поддерживаемы пользователем списки рассылки и список имен. Элементы личной адресной книги хранятся в файле, их можно скопировать на диск. Почтовые адреса личных контактов можно хранить в папке «Контакты» (рекомендуется) или в личной адресной книге.

Службы каталогов Интернета (LDAP)

Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в каталоге организации, таком как глобальный список адресов. Если каталог LDAP Протокол LDAP. Упрощенный протокол, обеспечивающий доступ к каталогам Интернета не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету.

Адресные книги сторонних поставщиков

Адресные книги сторонних поставщиков могут добавляться в Microsoft Outlook с помощью программ установки сторонних поставщиков. В Microsoft Outlook адресные книги сторонних поставщиков отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.

Изменение настроек адресной книги

Изменение настроек подключения к серверу и поиска в существующем каталоге LDAP.

1. В меню Сервис выберите команду Учетные записи электронной почты.
2. В группе «Каталог» установите переключатель Просмотреть или изменить имеющиеся каталоги или адресные книги и нажмите кнопку «Далее».
3. Щелкните на Адресную книгу, которую требуется изменить, и нажмите кнопку «Изменить».
4. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку «OK».
5. Чтобы изменить дополнительные настройки, нажмите кнопку «Другие настройки».
6. Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Готово».

Изменение расположения личных адресов.

1. В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
2. В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Параметры.
3. Выберите в списке Хранить личные адреса в книге нужный параметр.

По умолчанию личные адреса Microsoft Outlook хранятся в папке «Контакты».

Поиск имен в адресной книге

Поиск имен в Outlook можно осуществлять с помощью поля «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная. В поле «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная введите имя контакта, который требуется найти. Будет выполнен поиск во всех доступных адресных книгах, включая добавленные пользователем. Может быть введено сокращенное имя, например, «Сергей Т.», имя или фамилия, имя для отображения, а также адрес электронной почты и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Найти контакт» и выберите его имя.

Поиск имен в диалоговом окне Адресная книга

• В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
• В списке Источник адресов выберите адресную книгу для поиска имен.
• В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Найти и введите имя, по которому будет выполнен поиск.

В зависимости от того, какая адресная книга выбрана в списке Источник адресов, в диалоговом окне Поиск могут задавать дополнительные сведения, такие как псевдоним контакта и отдел, в котором он работает. Если в каталоге Интернета LDAP выполняется поиск адреса электронной почты, имеется возможность искать имя по первой букве или по буквам, имеющимся в имени. Установите переключатель Начинается с или Содержит.

Получение сведений об имени в адресной книге

1. В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имя, о котором необходимо получить сведения.
3. В поле «Введите или выберите имя» введите необходимое имя.
4. Щелкните имя в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.

Открытие доступа к адресной книге в автономном режиме

Для этого средства также требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Выберите в меню Сервис команду Отправить/получить, затем команду Загрузить адресную книгу. Для отправки зашифрованных сообщений в автономном режиме выберите параметр «Полностью». При использовании кэшированной учетной записи Exchange адресная книга загружается полностью по умолчанию, за исключением случая использования сети с низкой пропускной способностью. Если вы работаете в автономном режиме, но подключены к сети или используете удаленное соединение, при выборе данной команды будет осуществлено подключение к серверу, загружена автономная адресная книга, а затем произойдет отключение от сервера.

Обновление адресной книги при синхронизации

1. В области Почта в меню Сервис последовательно выделите пункты Отправить/получить, Настройка отправки и получения, а затем выберите команду Определить группы отправки и получения.
2. Щелкните требуемую группу в списке, а затем нажмите кнопку «Изменить».
3. В группе «Учетные записи» выберите учетную запись Microsoft Exchange Server.
4. Установите флажок Загрузить автономную адресную книгу.
5. Нажмите кнопку «Настройка адресной книги».
6. Установите флажок Загрузить последние изменения.
7. В группе «Загружать» установите переключатель Полностью.

Загрузка полностью не рекомендуется при отсутствии высокоскоростного подключения через локальную сеть (LAN). Автономная адресная книга в большой организации может составлять несколько сотен Мбайт. По умолчанию загружаются изменения, внесенные с момента последней доставки.

При подготовке материала использовались источники:
https://macros-vba.ru/makrosy/outlook/kak-prosmotret-kontakty-v-outlook-prosmotr-adresnoj-knigi