Учёт ИТ-оборудования компании на основе справочника в 1С

Всем привет, меня зовут Никита, я руковожу группой технической поддержки.

Моя команда поддерживает и администрирует:

• 1000 рабочих мест
• 50 корпоративных сервисов
• 10 городов
• 8 компаний
• 3 страны
• 2 домена

В этой статье я расскажу вам, как можно подойти к вопросу учета оборудования с помощью 1С. Здесь не будет кода и тонкостей бухучета, исключительно организационные моменты. Если статья зайдет публике, то я с радостью поделюсь опытом организации процессов в техсаппорте и отвечу на вопросы в комментариях.

Итак, в определенный момент времени перед нами встал вопрос, как вести учет техники? Завхозов нет, кладовщиков нет. Конечно, для учета и инвентаризации оборудования имеется множество ПО и инструментов. Если вы поддерживаете до 50 рабочих мест, то вполне возможно вести учет даже в Excel. Если говорить о ПО, то в данном случае подойдет, к примеру, IT Invent или связка GLPI + Fusion Inventory. В моем случае для учета оборудования нескольких компаний и огромного количества единиц техники этого мало. В любой компании есть бухгалтерия, а значит и 1С. Углубляемся.

Основные задачи учета оборудования:

• Как выдать и забирать оборудование
• Как контролировать количество оборудования и его состояние
• Как и где хранить дополнительную информацию по оборудованию
• Как маркировать оборудование и отличать его друг от друга

Кадровое делопроизводство и бухучет словами админа

Все оборудование можно разделить на 2 типа:

• Основные средства (ОС)
• Малоценка (МЦ)

Как правило, основным средством является оборудование, которое дороже 40000 р., например, ноутбук за 100000 р. Малоценка – все, что дешевле 40000 р, например, смартфон за 10000 р. Основная проблема учета в том, что способ работы в 1С с ОС и с МЦ – разный, т.к.:

• это разные справочники
• это разные справочники перемещений
• ввод в эксплуатацию
• у ОС есть карточка, а у малоценки нет
• у ОС есть уникальный инвентарный номер, а у малоценки нет
• малоценка заводится сразу несколькими позициями и инвентарный номер (код) у всех позиций один
• как проходит срок полезного использования, ОС переводится в малоценку, а это значит, что меняется и справочник и инвентарный номер
• и т.д. поймут те, кто с этим работает.

С типом оборудования понятно. Теперь встает вопрос, а как нам его выдавать сотрудникам и потом забирать? Если все действие с оборудованием происходит в базе 1С – БП (бухгалтерия предприятия), то все сотрудники находятся в базе ЗУП (зарплата и управление). Между базами БП и ЗУП настроена синхронизация. Для этого в карточке ОС есть поле МОЛ – материально ответственное лицо, т.е. тот самый сотрудник из ЗУП.

Вася Пупкин трудоустроился в компанию. Сотрудник отдела кадров завел Васю Пупкина в ЗУП в день трудоустройства. Отработала синхронизация, сотрудник появился в базе БП. Когда Вася приходит в ИТ отдел за оборудованием, специалист техподдержки из базы БП печатает акт приема-передачи, где сказано, что Вася Пупкин получает, а специалист техподдержки передает, например, ноутбук. Как выглядит акт сейчас обсуждать не будем.

После ознакомления с бухучетом и кадровым делопроизводством мы подходим к основному – инструменту, о котором я и хотел рассказать.В каждой компании мы создали в 1С еще один справочник, назвали его “Справочник ИТ-оборудования” и объединили в нем все позиции, т.е. ОС и малоценку.

Что это нам дало?

• Работа ведется в одном месте, а не в нескольких бухгалтерских справочниках
• У каждой позиции есть свой уникальный инвентарный номер
• У каждой позиции есть своя карточка, где в свою очередь есть необходимые нам поля, которые мы продумали заранее
• При каких-либо операциях с оборудованием, например, передаче от сотрудника к сотруднику, необходимые документы для бухучета создаются автоматически в том месте, где это необходимо, т.е. или для ОС, или для малоценки, или и для того и для другого одновременно.

Как оборудование попадает в справочник?

Как обычно, процесс примерно одинаковый во всех компаниях. Углубляться не будем. Закупка – получение инвентарных номеров от бухгалтерии – создание элементов справочника ИТ на основе полученных инвентарных номеров. Помним, если закупалось основное средство (ОС), то у каждой позиции свой инвентарный номер по бухгалтерии. Если малоценка, то инвентарный номер (код) на все позиции одинаковый.

Купили 5 ноутбуков (дороже 40000 р. за каждый), получили 5 бухгалтерских инвентарных номеров:

Инвентарные номера по справочнику ИТ при заведении:

• БП-000121 – DM-000451
• БП-000122 – DM-000452
• БП-000123 – DM-000453
• БП-000124 – DM-000454
• БП-000125 – DM-000455

Купили 5 смартфонов (дешевле 40000 р. за каждый), получили один инвентарный номер (код) по бухгалтерии – МЦ-0000555511. НО! При заведении в справочник ИТ получаем:

• МЦ-0000555511 – DM-000456
• МЦ-0000555511 – DM-000457
• МЦ-0000555511 – DM-000458
• МЦ-0000555511 – DM-000459
• МЦ-0000555511 – DM-000460

Естественно, заполняем и все остальные поля в карточке оборудования. Почувствовали теперь весь кайф контроля?=)

Как отличить друг от друга оборудование разных компаний?

Как я писал выше, мы обсуживаем несколько компаний, часть из которых находятся в одном офисе. В каждой компании своя 1Ска, своя бухгалтерия и ЗУП, свой справочник ИТ, а значит свое именование уникальных инвентарных номеров по справочнику ИТ.

В одном офисе работают 2 компания: ООО «Ромашка» и ООО «Василек». Значит уникальные инвентарные номера по справочнику ИТ именуем, использую сокращение названия компании. У ООО «Ромашка» инвентарные номера будут начинаться на RM, т. е. RM-000 789, а у ООО «Василек» будут начинаться на VS, т. е. VS-000 890. Далее, берем любой принтер этикеток, например Dymo Label Manager 210D, печатаем этикетки с инвентарными номерами и оклеиваем оборудование.

Лайфхак: на ноутбуках клеить этикетку лучше на дне ноутбука рядом с ножкой, там наименьшая точка соприкосновения, а значит меньше шанс, что этикетку повредят. В добавок можно наклеить еще и доменное имя устройства, если мы говорим про ноутбуки. Это поможет и пользователю при обращении в ИТ. Вуаля! Даже, если какая-то из этикеток отклеится или сотрется в процессе эксплуатации, мы всегда сможем опираться на связку из таких данных, как: инвентарный номер, доменное имя, серийный номер. Даже, если ноутбук сильно потрепало и этикеток нет, даже, если по какой-то причине нет доменного имени, то серийный номер можно узнать, например, с помощью админки антивируса или другого ПО, а также с помощью команды wmic bios get serialnumber. Profit!

• техническая поддержка
• учет оборудования

• IT-инфраструктура
• Help Desk Software
• IT-компании

Учет оргтехники организации в WEB браузере

Мысль о необходимости разработки данного продукта у меня появилась достаточно давно. Было перепробовано множество решений, однако все они обладали недостатками в виде платности, громоздкости и необходимости устанавливать клиента на конечный ПК. Решения в WEB интерфейсе найдено не было (хотя не очень и искал, ибо «руки чесались»).

Итак, засучив рукава и потратив на работу примерно месяц, творение наконец вышло в свет.

Фактически это набор скриптов c использованием фреймворков Jquery,JqGrid, Smarty, MySQL. Данный «программный продукт» предназначен для ведения учета оргтехники (да и любой ТМЦ) в одной или нескольких небольших организациях (разработка и тестирование проводилось в организации с численностью единиц оргтехники в количестве 293 и 2-х организаций). Учет ведется в разрезе материальной ответственности, а так-же привязки сотрудников к помещениям. Таким образом, вы и любой сотрудник организации в любой момент можете увидеть: количество и состав ТМЦ находящихся в его ведении, историю перемещений объекта, его фото, а так-же историю его ремонтов. Так-же данный программный продукт удобно использовать для проведения инвентаризации (у меня например используется связка с данными по 1с). Есть страница с ДЕМО, можно зайти и посмотреть, как оно примерно будет выглядеть в реалии.

Что есть еще из сладкого:

• на главной странице вы можете отображать последние новости для работников ваше организации
• каждый работник видит, что за ним закреплено
• аутенфикация возможна через Active Directory
• при перемещении имущества высылаются уведомления владельцам ТМЦ
• к каждому ТМЦ можно прикрепить фото «для узнаваемости»
• достаточно разветвленная система отчетности
• выгрузка состояния в формате XML, для сопряжения с другими учетными системами
• реализовано 1С-ное понятие «пометка на удаление»
• история перемещений и ремонтов
• модульность системы. Вы можете присоединиться к доработке проекта через SVN

Серверная часть скриптов требует Apache 2.xx, PHP 4.xx и выше, MySQL 4.xx и выше.

• Скачиваем последнюю версию исходников ЗДЕСЬ
• Копируем/распаковываем их в папку с сайтом.
• Запускаем инсталлятор имя_сайта_или_IP/install/index.php
• Открываем config.php, прописываем данные для соединения с БД, выставляем права на папки images,templatec_c как 775
• Пробуем запустить.
• Удаляем папку install

Несколько скриншотов:

• учет оргтехники
• учет ТМЦ
• WEB интерфейс

Программа инвентаризации компьютеров и оборудования IT Invent

Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет компьютеров, учет оборудования на предприятии, учет офисной техники, принтеров и перезаправки картриджей, учет оргтехники, программного обеспечения, комплектующих, расходных материалов и любой другой техники а так же мебели и другого инвентаря. Учет компьютерной техники ведется в рамках организаций и их филиалов. Помимо этого есть сетевое сканирование и инвентаризация компьютеров в сети с автоматическим сбором данных. Программа для сканирования сети создаёт оборудование в базе на основе собранных данных. Теперь инвентаризация сетевого оборудования это легко. Ситема IT Invent поможет администраторам, сотрудникам IT отделов и их руководителям, заведующим складов и всем, кому необходимо иметь четкую и актуальную картину состояния парка IT оборудования.

Ключевые особенности программы:

– Учет компьютеров, принтеров и любой другой сопутствующей офисной техники.

– Инвентаризация компьютеров в сети online путём сканирования через интерфейсы WMI и SNMP.

– Поддержка базы данных MS Access и MS SQL Server. Работа с большими объёмами данных.

– Многопользовательский режим работы – все филиалы работают с единой базой с разграничением прав доступа.

– Графический модуль расписаний и графиков работы сотрудников.

– Возможность создания и настройки собственных дополнительных свойств различных типов.

– Прикрепление изображений и файлов к любым объектам учёта.

– Учет Заказов поставщикам на все виды учетных единиц.

– Учет выполнения работ любых видов внутри организации.

– Уникальная система создания и печати инвентарных этикеток. Поддержка специальных принтеров штрих-кодов.

– Поддержка работы со сканером штрих-кодов. Поиск записей в базе по штрих-коду.

– Модуль ручной инвентаризации оборудования с автоматической обработкой результатов.

– Ведение истории изменений ключевых полей объектов учета.

– Учет ремонтов и профилактических обслуживаний оборудования и компьютеров.

– Логическое связывание программ и комплектующих с оборудованием.

– Учет расходных материалов, комплектующих запчастей, канцелярии.

– Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

– Закрепление учетных единиц за сотрудниками организации. Акты приёма-передачи.

– Ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих контрагентов.

– Гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы.

– Настройка E-Mail оповещений по действиям пользователей в программе.

– Большое количество встроенных печатных форм и отчетов с возможностью их редактирования.

– Импорт и просмотр данных напрямую из Active Directory.

– Импорт данных из Excel/CSV файлов.

работает под
• Windows 10
• Windows 8
• Windows 7
• Windows XP

веб координаты
• О программе: http://it-invent.ru
• Скачать: http://it-invent.ru/Down. Размер 27 Мб

автор (разработчик)
• YuKoSoftНаписать письмо

При подготовке материала использовались источники:
https://habr.com/ru/articles/750256/
https://habr.com/ru/sandbox/53595/
https://www.audit-it.ru/software/trade/886517.html